WhatsApp per selezione del personale e HR: template e regole

Come gestire il primo contatto e lo screening dei candidati?

Iniziate con un template breve e personale e date al candidato un modo semplice per dire di no. Poi usate la finestra libera per le domande.

1. Chiedete l'autorizzazione nel modulo di candidatura o via e-mail.
2. Inviate un template di benvenuto che confermi che cosa riceveranno e come interrompere.
3. Fate lo screening con i pulsanti. Ponete due o tre domande sì o no su disponibilità, sede o idoneità al lavoro usando i pulsanti di risposta.
4. Indirizzate i candidati idonei a un recruiter nella casella condivisa (shared inbox) e collocate gli altri in un talent pool.
5. Non decidete mai solo in chat. Lasciate che rifiuti e offerte siano rivisti da una persona.

Mantenete le domande di screening legate al lavoro. Evitate qualsiasi domanda su caratteristiche protette e chiedete al vostro team legale di rivedere il set di domande.

Template: benvenuto e conferma di opt-in (Utility)

Ciao {{1}}, grazie per esserti candidato a {{2}}. Ti invieremo qui su WhatsApp gli aggiornamenti sulla tua candidatura. Rispondi STOP in qualsiasi momento per interrompere i messaggi.

Come si pianificano i colloqui su WhatsApp?

Inviate una conferma con ruolo, data, ora e luogo subito dopo la prenotazione, poi un promemoria poco prima, con pulsanti per confermare o riprogrammare. Meno assenze derivano da dettagli chiari e da una risposta facile.

Template: conferma del colloquio (Utility)

Buongiorno {{1}}, il tuo colloquio per {{2}} è fissato per {{3}} alle {{4}}.
Luogo o link: {{5}}.
[Pulsante: Conferma] [Pulsante: Riprogramma]

Template: promemoria del colloquio (Utility)

Promemoria, {{1}}: il tuo colloquio per {{2}} inizia oggi alle {{3}}. Devi modificarlo? Tocca Riprogramma.
[Pulsante: Ci sarò] [Pulsante: Riprogramma]

Se il candidato tocca Riprogramma, passate la conversazione a un recruiter oppure inviate un WhatsApp Flow con gli slot disponibili. Lo stesso schema è descritto per i clienti in promemoria di appuntamento su WhatsApp e SMS.

Come raccogliere documenti senza rischiare dati sensibili?

Chiedete ciò che serve nel modo meno sensibile possibile e spostate i documenti d'identità su una pagina di caricamento sicura. La policy di Meta dice di non condividere né chiedere di condividere sulla piattaforma numeri di conto finanziario, numeri di carta d'identità o altri identificativi sensibili.

Uno schema sicuro:

1. Chiedete su WhatsApp un CV o un certificato che il candidato sceglie di inviare.
2. Per passaporti, documenti d'identità nazionali, dati bancari o prove del diritto al lavoro, inviate un link a un modulo di caricamento sicuro ospitato dal vostro sistema HR.
3. Dite nel messaggio perché vi serve, chi lo vedrà e per quanto tempo lo conserverete.
4. Eliminate le copie della chat secondo la vostra regola di conservazione.

Template: richiesta di documenti (Utility)

Ciao {{1}}, per proseguire con la tua candidatura per {{2}} carica i documenti indicati qui: {{3}}. Non inviare in questa chat numeri di documento né dati bancari.

Come usare WhatsApp per onboarding e avvisi sui turni del personale operativo?

Usate una breve serie prima del primo giorno e template per i turni, perché il personale a turni potrebbe non aver aperto di recente una conversazione. Funzionano meglio messaggi personali e urgenti.

Serie di pre-inserimento (esempi):

• Benvenuto e data di inizio.
• Che cosa portare il primo giorno.
• Link al modulo digitale di onboarding.
• A chi rivolgersi in reception, con un segnaposto sulla mappa.

Template: avviso di cambio turno (Utility)

Ciao {{1}}, il tuo turno del {{2}} è cambiato in {{3}} alle {{4}}. Rispondi OK per confermare o chiama il tuo responsabile se non puoi coprirlo.
[Pulsante: OK] [Pulsante: Non posso]

Tenete l'opt-in del dipendente separato dalla formulazione del contratto di lavoro e offrite un'alternativa, come SMS o un'app, a chi non vuole WhatsApp. Per il fallback su SMS, vedete la strategia di fallback tra canali. Una guida correlata sui messaggi di onboarding dei clienti contiene idee di sequenza che potete adattare ai nuovi assunti.

E le comunicazioni interne e gli invii di massa?

Usateli con parsimonia e solo con i dipendenti che hanno dato l'opt-in. Una comunicazione rivolta a tutta l'azienda non è legata alla richiesta di una persona, quindi aspettatevi che Meta la tratti come Marketing, e applicate la stessa disciplina di frequenza che usate per i clienti.

Tenete modifiche di policy, avvisi legali e qualsiasi cosa richieda una firma sui vostri canali ufficiali, e usate WhatsApp per rimandarvi. La nostra guida ai messaggi broadcast WhatsApp spiega come funzionano gli invii di massa e come evitare problemi di qualità.

Quali punti di protezione dei dati verificare?

I messaggi a candidati e dipendenti contengono dati personali, quindi confermate questi punti con il vostro responsabile della protezione dei dati o con un legale.

• Informativa. Dite alle persone che cosa raccogliete, perché, chi lo vede e per quanto tempo lo conservate.
• Base giuridica. Scegliete la base per ciascuna finalità. La comunicazione di selezione e il marketing verso un talent pool sono finalità diverse.
• Conservazione. Fissate un periodo di cancellazione per i candidati non selezionati e applicatelo a chat ed esportazioni.
• Opposizione. Ai sensi del GDPR, le persone hanno il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento per marketing diretto (articolo 21). Altri paesi hanno equivalenti.
• Uso transfrontaliero. Verificate dove piattaforma e fornitore conservano i messaggi. La nostra guida a sicurezza e privacy della WhatsApp Business API tratta il lato della piattaforma.
• Parità di trattamento. Applicate lo stesso processo a ogni candidato e documentate le vostre regole di screening.

Nulla di tutto questo sostituisce una consulenza per il vostro paese e il vostro settore.

Come si misura la messaggistica di selezione?

Monitorate rapidità e completamento, non solo gli invii.

Esempio pratico con numeri di fantasia: un'agenzia per il lavoro di Dubai prenota 400 colloqui in un mese e invia template di conferma e promemoria per 200 di essi come test. Se 22 dei 200 candidati non si presentano contro 38 dei 200 senza promemoria, il tasso di assenza è dell'11% contro il 19%. Usate un gruppo comparabile prima di concludere che i promemoria abbiano causato la differenza.

Quali errori evitare?

• Scrivere ai candidati individuati altrove senza opt-in. Viola la policy di Meta e mette a rischio la valutazione di qualità.
• Chiedere numeri di documento in chat. Usate un modulo sicuro.
• Testo promozionale nei template di utilità. Rischia la riclassificazione.
• Inviare offerte o rifiuti solo via chat. Lasciateli rivedere.
• Nessun opt-out. Includete la formulazione STOP.
• Ignorare i fusi orari. Inviate in orari locali ragionevoli.
• Usare un telefono personale. I dati dei candidati sui telefoni del personale sono difficili da controllare; usate una casella condivisa con ruoli.

Come vi aiuta OmniChannels.ai

OmniChannels.ai permette a recruiter e team HR di scrivere a candidati e personale su WhatsApp e SMS da un'unica Omni Inbox, con assegnazione agli operatori, etichette e template approvati. Le campagne supportano il caricamento CSV, la personalizzazione e la pianificazione, e il fallback tra canali può passare all'SMS quando un candidato non è su WhatsApp. Chatbot e agenti IA possono gestire le domande di screening e passare la conversazione a un recruiter. BroadNet è un Meta Business Solution Provider ufficiale. Richiedete una demo per mappare il vostro flusso di selezione.