招聘与人力资源的 WhatsApp 沟通：模板与规则

如何开展候选人沟通和初筛？

从简短、个性化的模板开始，并让候选人可以轻松地拒绝。然后利用自由回复的窗口来答疑。

1. 在申请表或邮件中征求许可。
2. 发送欢迎模板，确认对方将收到哪些内容以及如何停止。
3. 用按钮做初筛。 使用回复按钮询问两三个关于可到岗时间、地点或工作资格的是非问题。
4. 分流： 把合格的候选人在共享收件箱中转给招聘人员，其余的放入人才库。
5. 不要仅凭聊天作决定。 拒绝和录用通知应由人工审核。

初筛问题要围绕职位本身。避免询问涉及受保护特征的内容，并请法务团队审核这套问题。

模板：欢迎与订阅确认（实用型）

{{1}}您好，感谢您申请{{2}}。我们会通过 WhatsApp 向您发送申请进度更新。您可随时回复 STOP 停止接收消息。

如何在 WhatsApp 上安排面试？

预约成功后立即发送包含职位、日期、时间和地点的确认，随后在面试前不久发送提醒，并提供确认或改期的按钮。清晰的细节和便捷的回复能减少爽约。

模板：面试确认（实用型）

{{1}}您好，您应聘{{2}}的面试已预约在{{3}} {{4}}。
地点或链接：{{5}}。
[按钮：确认] [按钮：改期]

模板：面试提醒（实用型）

{{1}}您好，温馨提醒：您应聘{{2}}的面试今天{{3}}开始。需要调整吗？请点击“改期”。
[按钮：我会准时到] [按钮：改期]

如果候选人点击“改期”，可以把对话转给招聘人员，或发送带有可选时段的 WhatsApp Flow。面向客户的类似做法请参阅 WhatsApp 与短信预约提醒。

如何在不泄露敏感数据的前提下收集材料？

以最不敏感的方式索取所需内容，并把身份证件转到安全的上传页面。Meta 的政策要求不得在平台上分享或要求他人分享金融账号、个人身份证号或其他敏感标识。

一种安全的做法：

1. 在 WhatsApp 上请候选人自行选择发送简历或证书。
2. 对于护照、身份证、银行信息或工作资格证明，发送由您的人力资源系统托管的安全上传表单链接。
3. 在消息中说明为什么需要、谁会看到、以及保存多久。
4. 按照您的保存规则删除聊天中的副本。

模板：材料请求（实用型）

{{1}}您好，为继续办理您应聘{{2}}的申请，请上传此处列出的材料：{{3}}。请勿在本聊天中发送证件号码或银行信息。

如何用 WhatsApp 做入职引导和一线排班提醒？

在入职第一天之前发送一组简短的消息，排班则使用模板，因为轮班员工最近可能没有开启过对话。个人化且时效性强的消息效果最好。

入职前系列（示例）：

• 欢迎与入职日期。
• 第一天需要携带什么。
• 电子入职表单的链接。
• 到前台找谁，附带地图定位。

模板：班次变更提醒（实用型）

{{1}}您好，您{{2}}的班次已调整为{{3}}，地点：{{4}}。请回复 OK 确认；如无法到岗，请联系您的主管。
[按钮：OK] [按钮：无法到岗]

员工的订阅同意应与劳动合同条款分开，并为不想使用 WhatsApp 的人提供短信或应用等替代方式。短信回退请参阅渠道回退策略。相关的客户入职引导消息指南中有可借鉴到新员工的发送节奏思路。

内部公告和群发怎么办？

请谨慎使用，并且只面向已订阅同意的员工。全公司公告并非针对某个人的请求，因此预计 Meta 会将其视为营销类，并像对待客户一样遵守发送频率的纪律。

政策变更、法律通知以及任何需要签字的内容，应放在官方渠道上，WhatsApp 只用来指引到这些渠道。我们的 WhatsApp 群发消息指南说明了群发的运作方式以及如何避免质量问题。

需要核对哪些数据保护要点？

候选人和员工的消息含有个人数据，请与您的数据保护官或律师确认以下几点。

• 告知。 告诉对方您收集什么、为什么收集、谁会看到以及保存多久。
• 合法依据。 为每个目的选定依据。招聘沟通与面向人才库的营销是不同的目的。
• 保存期限。 为未被录用的候选人设定删除期限，并应用于聊天记录和导出文件。
• 反对权。 根据 GDPR，个人有权随时反对为直接营销而进行的处理（第21条）。其他国家也有类似规定。
• 跨境使用。 查明您的平台和服务商在何处存储消息。我们的 WhatsApp Business API 安全与隐私指南介绍了平台一侧的情况。
• 公平对待。 对每位候选人采用相同的流程，并记录您的筛选规则。

以上都不能替代针对您所在国家和行业的专业意见。

如何衡量招聘消息的效果？

要跟踪速度和完成度，而不只是发送量。

用虚构数字举例：迪拜一家人力外包机构一个月预约了400场面试，并对其中200场发送确认和提醒模板作为测试。如果200名候选人中有22人缺席，而没有提醒的200人中有38人缺席，则爽约率分别为11%和19%。在断定提醒造成了这种差异之前，请先使用可比较的对照组。

应避免哪些错误？

• 未经订阅同意就给搜寻到的候选人发消息。 这违反 Meta 政策，并危及质量评级。
• 在聊天中索取证件号码。 请使用安全表单。
• 在实用型模板中加入促销文字。 有被重新分类的风险。
• 仅通过聊天发送录用或拒绝通知。 请保留人工审核。
• 没有退订方式。 加入 STOP 的说明。
• 忽视时区。 在合理的当地时段内发送。
• 使用个人手机。 员工手机上的候选人数据难以管控；请使用有角色权限的共享收件箱。

OmniChannels.ai 如何提供帮助

OmniChannels.ai 让招聘人员和人力资源团队在同一个 Omni Inbox 中通过 WhatsApp 和短信联系候选人和员工，支持客服分配、标签和已获批的模板。营销活动支持 CSV 上传、个性化和定时发送，当候选人不使用 WhatsApp 时，渠道回退可以切换到短信。聊天机器人与 AI 助手可以处理初筛问题并转交给招聘人员。BroadNet 是 Meta 官方认可的商业解决方案提供商。欢迎预约演示，梳理您的招聘流程。