WhatsApp pour le recrutement et les RH : modèles et règles

Comment gérer la prise de contact et la présélection des candidats ?

Commencez par un modèle court et personnel, et offrez au candidat un moyen simple de dire non. Utilisez ensuite la fenêtre libre pour les questions.

1. Demandez l'autorisation sur le formulaire de candidature ou par e-mail.
2. Envoyez un modèle de bienvenue qui confirme ce que le candidat recevra et comment arrêter.
3. Présélectionnez avec des boutons. Posez deux ou trois questions oui/non sur la disponibilité, le lieu ou le droit de travailler, avec des boutons de réponse.
4. Orientez les candidats qualifiés vers un recruteur dans la boîte de réception partagée et placez les autres dans un vivier de talents.
5. Ne décidez jamais sur la seule base du chat. Réservez refus et offres à une relecture humaine.

Gardez les questions de présélection centrées sur le poste. Évitez tout ce qui touche à des caractéristiques protégées, et demandez à votre service juridique de relire l'ensemble des questions.

Modèle : bienvenue et confirmation d'opt-in (Utility)

Bonjour {{1}}, merci d'avoir postulé chez {{2}}. Nous vous enverrons ici, sur WhatsApp, des nouvelles de votre candidature. Répondez STOP à tout moment pour ne plus recevoir de messages.

Comment planifier des entretiens sur WhatsApp ?

Envoyez une confirmation avec le poste, la date, l'heure et le lieu juste après la réservation, puis un rappel peu avant, avec des boutons pour confirmer ou reporter. Moins d'absences viennent de détails clairs et d'une réponse facile.

Modèle : confirmation d'entretien (Utility)

Bonjour {{1}}, votre entretien pour le poste de {{2}} est fixé au {{3}} à {{4}}.
Lieu ou lien : {{5}}.
[Bouton : Confirmer] [Bouton : Reporter]

Modèle : rappel d'entretien (Utility)

Rappel, {{1}} : votre entretien pour le poste de {{2}} commence à {{3}} aujourd'hui. Besoin de le modifier ? Appuyez sur Reporter.
[Bouton : Je serai là] [Bouton : Reporter]

Si le candidat appuie sur Reporter, passez la conversation à un recruteur ou envoyez un WhatsApp Flow avec les créneaux disponibles. Le même schéma est traité pour les clients dans rappels de rendez-vous sur WhatsApp et SMS.

Comment collecter des documents sans risquer des données sensibles ?

Demandez ce qu'il vous faut de la manière la moins sensible possible, et déplacez les pièces d'identité vers une page de dépôt sécurisée. La politique de Meta interdit de partager ou de demander de partager sur la plateforme des numéros de compte financier, des numéros de carte d'identité ou d'autres identifiants sensibles.

Un schéma sûr :

1. Demandez sur WhatsApp un CV ou un certificat que le candidat choisit d'envoyer.
2. Pour les passeports, pièces d'identité nationales, coordonnées bancaires ou justificatifs du droit de travailler, envoyez un lien vers un formulaire de dépôt sécurisé hébergé par votre système RH.
3. Dites dans le message pourquoi vous en avez besoin, qui les voit et combien de temps vous les conservez.
4. Supprimez les copies du chat selon votre règle de conservation.

Modèle : demande de documents (Utility)

Bonjour {{1}}, pour poursuivre votre candidature au poste de {{2}}, merci de déposer les documents listés ici : {{3}}. N'envoyez pas de numéros d'identité ni de coordonnées bancaires dans ce chat.

Comment utiliser WhatsApp pour l'accueil et les alertes de planning du personnel de terrain ?

Utilisez une courte série avant le premier jour, et des modèles pour les plannings, car le personnel posté n'a pas forcément ouvert de conversation récemment. Les messages personnels et urgents fonctionnent le mieux.

Série de préparation à l'arrivée (exemples) :

• Bienvenue et date de début.
• Ce qu'il faut apporter le premier jour.
• Lien vers le formulaire d'intégration numérique.
• Qui demander à l'accueil, avec une épingle de localisation.

Modèle : alerte de changement de planning (Utility)

Bonjour {{1}}, votre service du {{2}} a changé : il aura lieu {{3}} à {{4}}. Répondez OK pour confirmer, ou appelez votre responsable si vous ne pouvez pas le faire.
[Bouton : OK] [Bouton : Je ne peux pas]

Séparez l'opt-in du salarié de la formulation de son contrat de travail, et proposez une alternative, comme le SMS ou une application, à quiconque ne veut pas de WhatsApp. Pour le SMS de secours, voir la stratégie de canal de secours. Un guide connexe sur les messages d'accueil des clients contient des idées de séquences à adapter aux nouvelles recrues.

Et les annonces internes et les diffusions ?

Utilisez-les avec parcimonie et seulement auprès des salariés qui ont donné leur accord. Une annonce à l'échelle de l'entreprise ne répond pas à la demande d'une personne : attendez-vous à ce que Meta la traite comme du Marketing, et appliquez la même discipline de fréquence qu'aux clients.

Gardez les changements de politique, les avis juridiques et tout ce qui exige une signature sur vos canaux officiels, et utilisez WhatsApp pour y renvoyer. Notre guide des messages de diffusion WhatsApp explique le fonctionnement des diffusions et comment éviter les problèmes de qualité.

Quels points de protection des données vérifier ?

Les messages aux candidats et aux salariés contiennent des données personnelles : confirmez donc ces points avec votre délégué à la protection des données ou un conseil.

• Information. Dites aux personnes ce que vous collectez, pourquoi, qui y a accès et combien de temps vous le conservez.
• Base légale. Choisissez la base pour chaque finalité. La communication de recrutement et la prospection auprès d'un vivier de talents sont des finalités différentes.
• Conservation. Fixez une durée de suppression pour les candidats non retenus et appliquez-la aux chats et aux exports.
• Opposition. Selon le RGPD, les personnes ont le droit de s'opposer à tout moment au traitement à des fins de prospection (article 21). D'autres pays ont des équivalents.
• Usage transfrontalier. Vérifiez où votre plateforme et votre fournisseur stockent les messages. Notre guide de sécurité et de confidentialité de la WhatsApp Business API couvre le côté plateforme.
• Traitement équitable. Appliquez le même processus à chaque candidat et documentez vos règles de présélection.

Rien de tout cela ne remplace un conseil adapté à votre pays et à votre secteur.

Comment mesurer la messagerie de recrutement ?

Suivez la rapidité et l'achèvement, pas seulement les envois.

Exemple chiffré fictif : une agence de travail temporaire de Dubaï planifie 400 entretiens dans le mois et envoie des modèles de confirmation et de rappel pour 200 d'entre eux à titre de test. Si 22 des 200 candidats manquent l'entretien contre 38 des 200 sans rappel, le taux d'absence est de 11 % contre 19 %. Utilisez un groupe comparable avant de conclure que les rappels sont la cause de l'écart.

Quelles erreurs éviter ?

• Écrire à des candidats issus du sourcing sans opt-in. Cela enfreint la politique de Meta et menace les indices de qualité.
• Demander des numéros d'identité dans le chat. Utilisez un formulaire sécurisé.
• Du texte promotionnel dans des modèles utilitaires. Cela risque la reclassification.
• Envoyer offres ou refus par le seul chat. Faites-les relire.
• Aucune désinscription. Incluez la mention STOP.
• Ignorer les fuseaux horaires. Envoyez dans des heures locales raisonnables.
• Utiliser un téléphone personnel. Les données de candidats sur les téléphones du personnel sont difficiles à maîtriser ; utilisez une boîte partagée avec des rôles.

Comment OmniChannels.ai vous aide

OmniChannels.ai permet aux recruteurs et aux équipes RH d'écrire aux candidats et au personnel sur WhatsApp et par SMS depuis une seule Omni Inbox, avec attribution aux conseillers, étiquetage et modèles approuvés. Les campagnes prennent en charge l'import CSV, la personnalisation et la planification, et le canal de secours peut basculer vers le SMS quand un candidat n'est pas sur WhatsApp. Les chatbots et agents IA peuvent traiter les questions de présélection et passer la main à un recruteur. BroadNet est un Business Solution Provider officiel de Meta. Réservez une démo pour cartographier votre parcours de recrutement.