واتساب للتوظيف والموارد البشرية: القوالب والقواعد

كيف تتعامل مع التواصل الأولي والفرز؟

ابدأ بقالب قصير وشخصي، ووفّر للمرشح طريقة سهلة للرفض. ثم استخدم النافذة الحرة للأسئلة.

1. اطلب الإذن في نموذج التقديم أو عبر البريد الإلكتروني.
2. أرسل قالب ترحيب يؤكد ما سيصله وكيفية الإيقاف.
3. افرز بالأزرار. اطرح سؤالين أو ثلاثة بنعم أو لا عن التوفر والموقع وأهلية العمل باستخدام أزرار الرد.
4. وجّه المرشحين المؤهلين إلى مسؤول التوظيف عبر صندوق الوارد المشترك، وضع الباقين في مجموعة المواهب.
5. لا تقرر بالمحادثة وحدها. اترك الرفض والعروض ليراجعها شخص.

اجعل أسئلة الفرز متعلقة بالوظيفة. وتجنب أي سؤال عن خصائص محمية، واطلب من فريقك القانوني مراجعة مجموعة الأسئلة.

القالب: الترحيب وتأكيد الموافقة (Utility)

مرحباً {{1}}، شكراً لتقديمك على وظيفة {{2}}. سنرسل لك تحديثات طلبك هنا عبر واتساب. أرسل STOP في أي وقت لإيقاف الرسائل.

كيف تجدول المقابلات على واتساب؟

أرسل تأكيداً يتضمن الوظيفة والتاريخ والوقت والمكان فور الحجز، ثم تذكيراً قبل الموعد بوقت قصير، مع أزرار للتأكيد أو إعادة الجدولة. تقل حالات الغياب حين تكون التفاصيل واضحة ويكون الرد سهلاً.

القالب: تأكيد المقابلة (Utility)

مرحباً {{1}}، تم حجز مقابلتك لوظيفة {{2}} يوم {{3}} الساعة {{4}}.
الموقع أو الرابط: {{5}}.
[زر: تأكيد] [زر: إعادة جدولة]

القالب: تذكير بالمقابلة (Utility)

تذكير، {{1}}: تبدأ مقابلتك لوظيفة {{2}} اليوم الساعة {{3}}. هل تريد تغيير الموعد؟ اضغط إعادة جدولة.
[زر: سأحضر] [زر: إعادة جدولة]

إذا ضغط المرشح على "إعادة الجدولة"، فحوّل المحادثة إلى مسؤول التوظيف أو أرسل WhatsApp Flow يعرض المواعيد المتاحة. ويرد النمط نفسه للعملاء في تذكيرات المواعيد عبر واتساب والرسائل النصية.

كيف تجمع المستندات دون تعريض البيانات الحساسة للخطر؟

اطلب ما تحتاجه بأقل صورة حساسية، وانقل وثائق الهوية إلى صفحة رفع آمنة. تنص سياسة Meta على عدم مشاركة أرقام الحسابات المالية أو أرقام بطاقات الهوية الشخصية أو غيرها من المعرّفات الحساسة على المنصة أو طلبها.

نمط آمن:

1. اطلب على واتساب سيرة ذاتية أو شهادة يختار المرشح إرسالها.
2. لجوازات السفر والهويات الوطنية والبيانات المصرفية وإثباتات أهلية العمل، أرسل رابطاً إلى نموذج رفع آمن تستضيفه أنظمة الموارد البشرية لديك.
3. اذكر في الرسالة سبب حاجتك إليها ومن سيطّلع عليها ومدة الاحتفاظ بها.
4. احذف نسخ المحادثة وفق قاعدة الاحتفاظ لديك.

القالب: طلب مستندات (Utility)

مرحباً {{1}}، لمتابعة طلبك لوظيفة {{2}} يرجى رفع المستندات المطلوبة عبر هذا الرابط: {{3}}. لا ترسل أرقام الهوية أو بيانات الحساب المصرفي في هذه المحادثة.

كيف تستخدم واتساب في التأهيل وتنبيهات الورديات للعاملين الميدانيين؟

استخدم سلسلة قصيرة قبل اليوم الأول، واعتمد القوالب للجداول لأن العاملين بالورديات قد لا يكونون فتحوا محادثة مؤخراً. وتحقق الرسائل الشخصية العاجلة زمنياً أفضل النتائج.

سلسلة ما قبل الالتحاق (أمثلة):

• الترحيب وتاريخ البدء.
• ما يجب إحضاره في اليوم الأول.
• رابط نموذج التأهيل الرقمي.
• من يُسأل عنه في الاستقبال، مع دبوس موقع على الخريطة.

القالب: تنبيه بتغيير وردية (Utility)

مرحباً {{1}}، تغيّرت وردية يوم {{2}} إلى {{3}} في {{4}}. أرسل OK للتأكيد أو اتصل بمشرفك إن تعذّر عليك الحضور.
[زر: موافق] [زر: لا أستطيع الحضور]

اجعل موافقة الموظف منفصلة عن صياغة عقد عمله، ووفّر بديلاً مثل الرسائل النصية القصيرة أو تطبيق لمن لا يرغب في واتساب. وللاحتياطي عبر الرسائل النصية راجع استراتيجية التراجع بين القنوات. كما يضم دليل رسائل تأهيل العملاء أفكاراً للتسلسل يمكنك تكييفها للموظفين الجدد.

ماذا عن الإعلانات الداخلية والبث؟

استخدمها باعتدال ومع الموظفين الذين وافقوا فقط. الإعلان العام للشركة لا يرتبط بطلب شخص بعينه، لذا توقّع أن تعامله Meta كرسالة تسويقية، وطبّق عليه الانضباط نفسه في عدد الرسائل الذي تطبقه على العملاء.

أبقِ تغييرات السياسات والإشعارات القانونية وكل ما يتطلب توقيعاً على قنواتك الرسمية، واستخدم واتساب للإشارة إليها. ويشرح دليل رسائل البث على واتساب كيف يعمل البث وكيف تتجنب مشكلات الجودة.

ما نقاط حماية البيانات التي ينبغي التحقق منها؟

تتضمن رسائل المرشحين والموظفين بيانات شخصية، لذا أكّد هذه النقاط مع مسؤول حماية البيانات أو مستشارك القانوني.

• الإشعار. أخبر الأشخاص بما تجمعه ولماذا ومن يطّلع عليه ومدة الاحتفاظ به.
• الأساس القانوني. اختر الأساس لكل غرض. فالتواصل الخاص بالتوظيف والتسويق لمجموعة المواهب غرضان مختلفان.
• الاحتفاظ. حدّد مدة حذف للمرشحين غير الناجحين وطبّقها على المحادثات والملفات المصدّرة.
• الاعتراض. بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، يحق للأشخاص الاعتراض في أي وقت على المعالجة لأغراض التسويق المباشر (المادة 21). ولدى دول أخرى ما يعادلها.
• الاستخدام عبر الحدود. تحقق من مكان تخزين منصتك ومزوّدك للرسائل. ويغطي دليل أمان وخصوصية واجهة واتساب للأعمال جانب المنصة.
• المعاملة العادلة. طبّق العملية نفسها على كل مرشح ووثّق قواعد الفرز لديك.

لا يغني أي من هذا عن مشورة تخص بلدك وقطاعك.

كيف تقيس رسائل التوظيف؟

تتبّع السرعة والإنجاز، لا عدد الرسائل المرسلة فقط.

مثال عملي بأرقام افتراضية: تحجز وكالة توظيف في دبي 400 مقابلة في شهر، وترسل قوالب التأكيد والتذكير لـ 200 منها كاختبار. إذا تغيب 22 مرشحاً من الـ 200 مقابل 38 من الـ 200 بدون تذكيرات، فإن معدل الغياب 11% مقابل 19%. استخدم مجموعة مماثلة للمقارنة قبل أن تستنتج أن التذكيرات هي سبب الفرق.

ما الأخطاء التي ينبغي تجنبها؟

• مراسلة مرشحين تم الوصول إليهم دون موافقة. هذا يخالف سياسة Meta ويعرّض تصنيفات الجودة للخطر.
• طلب أرقام الهوية في المحادثة. استخدم نموذجاً آمناً.
• نص ترويجي داخل قوالب Utility. يعرّضها لإعادة التصنيف.
• إرسال العروض أو الرفض بالمحادثة وحدها. اجعلها تخضع لمراجعة.
• غياب إلغاء الاشتراك. أدرج صيغة STOP.
• تجاهل فروق التوقيت. أرسل في ساعات محلية مناسبة.
• استخدام هاتف شخصي. يصعب ضبط بيانات المرشحين على هواتف الموظفين؛ استخدم صندوق وارد مشتركاً بصلاحيات.

كيف تساعدك OmniChannels.ai

تتيح OmniChannels.ai لفرق التوظيف والموارد البشرية مراسلة المرشحين والموظفين عبر واتساب والرسائل النصية من صندوق Omni الوارد الواحد، مع إسناد الوكلاء ووسم المحادثات والقوالب المعتمدة. وتدعم الحملات رفع ملفات CSV والتخصيص والجدولة، ويمكن للتحويل بين القنوات أن ينتقل إلى الرسائل النصية حين لا يكون المرشح على واتساب. ويمكن لـروبوتات المحادثة ووكلاء الذكاء الاصطناعي التعامل مع أسئلة الفرز وتحويل المحادثة إلى مسؤول التوظيف. BroadNet مزوّد حلول أعمال رسمي لدى Meta (Business Solution Provider). احجز عرضاً توضيحياً لرسم مسار التوظيف لديك.