WhatsApp untuk Rekrutmen dan HR: Template dan Aturan

Bagaimana menangani penjangkauan dan penyaringan kandidat?

Mulailah dengan template singkat yang personal dan beri kandidat cara mudah untuk menolak. Lalu gunakan jendela percakapan bebas untuk pertanyaan.

1. Minta izin di formulir lamaran atau lewat email.
2. Kirim template sambutan yang menegaskan apa yang akan mereka terima dan cara berhenti.
3. Saring dengan tombol. Ajukan dua atau tiga pertanyaan ya atau tidak tentang ketersediaan, lokasi, atau kelayakan bekerja memakai tombol balasan.
4. Arahkan kandidat yang lolos ke perekrut di shared inbox dan simpan sisanya di talent pool.
5. Jangan pernah memutuskan hanya lewat chat. Serahkan penolakan dan penawaran kerja kepada manusia untuk ditinjau.

Batasi pertanyaan penyaringan pada pekerjaan itu sendiri. Hindari apa pun yang menanyakan karakteristik yang dilindungi, dan minta tim hukum Anda meninjau daftar pertanyaan.

Template: Sambutan dan konfirmasi opt-in (Utilitas)

Halo {{1}}, terima kasih telah melamar ke {{2}}. Kami akan mengirim pembaruan lamaran Anda di WhatsApp ini. Balas STOP kapan saja untuk berhenti menerima pesan.

Bagaimana menjadwalkan wawancara di WhatsApp?

Kirim konfirmasi berisi posisi, tanggal, jam, dan tempat segera setelah pemesanan jadwal, lalu pengingat sesaat sebelumnya, dengan tombol untuk konfirmasi atau jadwal ulang. Angka tidak hadir turun berkat rincian yang jelas dan balasan yang mudah.

Template: Konfirmasi wawancara (Utilitas)

Halo {{1}}, wawancara Anda untuk posisi {{2}} dijadwalkan pada {{3}} pukul {{4}}.
Lokasi atau tautan: {{5}}.
[Tombol: Konfirmasi] [Tombol: Jadwal ulang]

Template: Pengingat wawancara (Utilitas)

Pengingat, {{1}}: wawancara Anda untuk posisi {{2}} dimulai pukul {{3}} hari ini. Perlu mengubah jadwal? Ketuk Jadwal ulang.
[Tombol: Saya akan hadir] [Tombol: Jadwal ulang]

Jika kandidat mengetuk Jadwal ulang, serahkan percakapan ke perekrut atau kirim WhatsApp Flow berisi slot yang tersedia. Pola yang sama untuk pelanggan dibahas di pengingat janji temu lewat WhatsApp dan SMS.

Bagaimana mengumpulkan dokumen tanpa membahayakan data sensitif?

Minta hanya yang Anda perlukan dengan cara paling tidak sensitif, dan pindahkan dokumen identitas ke halaman unggah yang aman. Kebijakan Meta menyatakan agar tidak membagikan atau meminta orang membagikan nomor rekening keuangan, nomor kartu identitas pribadi, atau identitas sensitif lain di platform.

Pola yang aman:

1. Minta di WhatsApp CV atau sertifikat yang dipilih sendiri oleh kandidat untuk dikirim.
2. Untuk paspor, KTP, data bank, atau bukti hak bekerja, kirim tautan ke formulir unggah aman yang di-hosting sistem HR Anda.
3. Sebutkan dalam pesan mengapa Anda memerlukannya, siapa yang melihatnya, dan berapa lama disimpan.
4. Hapus salinan di chat sesuai aturan retensi Anda.

Template: Permintaan dokumen (Utilitas)

Halo {{1}}, untuk melanjutkan lamaran Anda ke posisi {{2}}, silakan unggah dokumen yang tercantum di sini: {{3}}. Jangan kirim nomor identitas atau data bank di chat ini.

Bagaimana memakai WhatsApp untuk onboarding dan notifikasi shift staf lapangan?

Gunakan rangkaian singkat sebelum hari pertama, dan template untuk jadwal kerja karena staf shift mungkin belum membuka percakapan belakangan ini. Pesan yang personal dan mendesak waktu bekerja paling baik.

Rangkaian pra-onboarding (contoh):

• Sambutan dan tanggal mulai.
• Apa yang perlu dibawa di hari pertama.
• Tautan ke formulir onboarding digital.
• Siapa yang dicari di resepsionis, dengan pin peta.

Template: Notifikasi perubahan shift (Utilitas)

Halo {{1}}, shift Anda pada {{2}} berubah menjadi {{3}} di {{4}}. Balas OK untuk konfirmasi atau hubungi supervisor jika Anda tidak bisa bekerja.
[Tombol: OK] [Tombol: Tidak bisa]

Pisahkan opt-in karyawan dari redaksi kontrak kerja mereka, dan tawarkan alternatif seperti SMS atau aplikasi bagi siapa pun yang tidak mau memakai WhatsApp. Untuk fallback SMS, lihat strategi fallback kanal. Panduan terkait tentang pesan onboarding pelanggan memuat ide urutan pesan yang dapat Anda adaptasi untuk karyawan baru.

Bagaimana dengan pengumuman internal dan siaran?

Gunakan seperlunya dan hanya untuk karyawan yang telah memberi opt-in. Pengumuman seluruh perusahaan tidak terkait permintaan satu orang, jadi perkirakan Meta memperlakukannya sebagai Marketing, dan terapkan disiplin frekuensi yang sama seperti untuk pelanggan.

Simpan perubahan kebijakan, pemberitahuan hukum, dan apa pun yang memerlukan tanda tangan di kanal resmi Anda, lalu gunakan WhatsApp untuk mengarahkan ke sana. Panduan pesan broadcast WhatsApp kami menjelaskan cara kerja broadcast dan cara menghindari masalah kualitas.

Poin pelindungan data apa yang perlu diperiksa?

Pesan kandidat dan karyawan memuat data pribadi, jadi pastikan poin-poin berikut bersama petugas pelindungan data atau penasihat hukum Anda.

• Pemberitahuan. Beri tahu orang apa yang Anda kumpulkan, mengapa, siapa yang melihatnya, dan berapa lama disimpan.
• Dasar hukum. Tentukan dasar untuk setiap tujuan. Komunikasi rekrutmen dan pemasaran ke talent pool adalah tujuan yang berbeda.
• Retensi. Tetapkan masa penghapusan untuk kandidat yang tidak lolos dan terapkan pada chat serta ekspor.
• Keberatan. Di bawah GDPR, orang berhak menolak kapan saja pemrosesan untuk pemasaran langsung (Pasal 21). Negara lain memiliki padanannya.
• Penggunaan lintas negara. Periksa di mana platform dan penyedia Anda menyimpan pesan. Panduan keamanan dan privasi WhatsApp Business API kami membahas sisi platform.
• Perlakuan yang adil. Terapkan proses yang sama kepada setiap kandidat dan dokumentasikan aturan penyaringan Anda.

Tidak satu pun dari ini menggantikan nasihat untuk negara dan industri Anda.

Bagaimana mengukur pesan rekrutmen?

Lacak kecepatan dan penyelesaian, bukan hanya jumlah pengiriman.

Contoh hitungan dengan angka sintetis: sebuah agensi penyedia tenaga kerja di Dubai menjadwalkan 400 wawancara dalam sebulan dan mengirim template konfirmasi dan pengingat untuk 200 di antaranya sebagai uji coba. Jika 22 dari 200 kandidat tidak hadir, dibandingkan 38 dari 200 tanpa pengingat, rasio tidak hadirnya 11% berbanding 19%. Gunakan kelompok pembanding sebelum menyimpulkan bahwa pengingat yang menyebabkan perbedaan itu.

Kesalahan apa yang perlu dihindari?

• Mengirim pesan ke kandidat hasil sourcing tanpa opt-in. Ini melanggar kebijakan Meta dan berisiko pada peringkat kualitas.
• Meminta nomor identitas di chat. Gunakan formulir yang aman.
• Teks promosi di template utilitas. Berisiko dikategorikan ulang.
• Mengirim penawaran atau penolakan hanya lewat chat. Biarkan tetap ditinjau.
• Tanpa opt-out. Sertakan redaksi STOP.
• Mengabaikan zona waktu. Kirim dalam jam setempat yang wajar.
• Memakai ponsel pribadi. Data kandidat di ponsel staf sulit dikendalikan; gunakan shared inbox dengan peran.

Bagaimana OmniChannels.ai membantu

OmniChannels.ai memungkinkan perekrut dan tim HR berkirim pesan ke kandidat dan staf lewat WhatsApp dan SMS dari satu Omni Inbox, dengan penugasan agen, tag, dan template yang disetujui. Kampanye mendukung unggah CSV, personalisasi, dan penjadwalan, dan fallback kanal dapat beralih ke SMS saat kandidat tidak memakai WhatsApp. Chatbot dan agen AI dapat menangani pertanyaan penyaringan lalu menyerahkannya ke perekrut. BroadNet adalah Meta Business Solution Provider resmi. Pesan demo untuk memetakan alur perekrutan Anda.