WhatsApp для рекрутинга и HR: шаблоны и правила

Как вести первичный контакт и скрининг кандидатов?

Начинайте с короткого личного шаблона и давайте кандидату простой способ отказаться. Затем используйте свободное окно для вопросов.

1. Запросите разрешение в форме отклика или по email.
2. Отправьте приветственный шаблон, в котором подтверждается, что кандидат будет получать и как отписаться.
3. Проводите скрининг кнопками. Задайте два-три вопроса «да» или «нет» о доступности, расположении или праве на работу с помощью кнопок ответа.
4. Направляйте подходящих кандидатов рекрутеру в общий инбокс, а остальных переводите в кадровый резерв.
5. Никогда не принимайте решение только по чату. Отказы и офферы должен проверять человек.

Вопросы скрининга должны касаться работы. Избегайте всего, что затрагивает защищённые характеристики, и попросите юристов проверить набор вопросов.

Шаблон: приветствие и подтверждение согласия (Utility)

Здравствуйте, {{1}}! Спасибо за отклик на вакансию «{{2}}». Новости по вашему отклику мы будем присылать сюда, в WhatsApp. Чтобы прекратить сообщения, ответьте STOP в любой момент.

Как назначать собеседования в WhatsApp?

Сразу после записи отправьте подтверждение с должностью, датой, временем и местом, а незадолго до собеседования — напоминание с кнопками подтверждения и переноса. Меньше неявок получается благодаря чётким деталям и простому ответу.

Шаблон: подтверждение собеседования (Utility)

Здравствуйте, {{1}}! Ваше собеседование на должность «{{2}}» назначено на {{3}} в {{4}}.
Место или ссылка: {{5}}.
[Кнопка: Подтверждаю] [Кнопка: Перенести]

Шаблон: напоминание о собеседовании (Utility)

Напоминаем, {{1}}: сегодня в {{3}} ваше собеседование на должность «{{2}}». Нужно изменить время? Нажмите «Перенести».
[Кнопка: Буду] [Кнопка: Перенести]

Если кандидат нажимает «Перенести», передайте диалог рекрутеру или отправьте WhatsApp Flow со свободными слотами. Тот же сценарий для клиентов разобран в материале напоминания о записи в WhatsApp и по SMS.

Как собирать документы, не рискуя конфиденциальными данными?

Запрашивайте нужное наименее чувствительным способом, а документы, удостоверяющие личность, переносите на защищённую страницу загрузки. Политика Meta запрещает передавать и просить передавать на платформе номера финансовых счетов, номера удостоверений личности и другие конфиденциальные идентификаторы.

Безопасная схема.

1. В WhatsApp просите резюме или сертификат, которые кандидат сам решает отправить.
2. Для паспортов, национальных удостоверений, банковских реквизитов или подтверждения права на работу отправляйте ссылку на защищённую форму загрузки в вашей HR-системе.
3. В сообщении объясните, зачем это нужно, кто это увидит и как долго вы будете хранить данные.
4. Удаляйте копии в чатах согласно правилу хранения.

Шаблон: запрос документов (Utility)

Здравствуйте, {{1}}! Чтобы продолжить обработку отклика на вакансию «{{2}}», загрузите документы из списка по ссылке: {{3}}. Не отправляйте в этом чате номера документов и банковские реквизиты.

Как использовать WhatsApp для онбординга и оповещений о сменах?

Используйте короткую серию до первого дня и шаблоны для графиков, потому что сменный персонал может давно не открывать диалог. Лучше всего работают личные и срочные сообщения.

Серия до выхода на работу (примеры):

• Приветствие и дата начала.
• Что взять с собой в первый день.
• Ссылка на цифровую форму онбординга.
• К кому обратиться на ресепшене, с картой.

Шаблон: оповещение об изменении смены (Utility)

Здравствуйте, {{1}}! Ваша смена {{2}} изменена: {{3}}, {{4}}. Ответьте «ОК», чтобы подтвердить, или позвоните руководителю, если выйти не можете.
[Кнопка: ОК] [Кнопка: Не могу выйти]

Оформляйте согласие сотрудника отдельно от формулировок трудового договора и предлагайте альтернативу, например SMS или приложение, тем, кто не хочет WhatsApp. О резервировании через SMS см. стратегию резервирования каналов. В материале о сообщениях для онбординга клиентов есть идеи по последовательности, которые можно адаптировать для новых сотрудников.

Что насчёт внутренних объявлений и рассылок?

Используйте их умеренно и только для сотрудников, давших согласие. Объявление для всей компании не связано с запросом одного человека, поэтому ожидайте, что Meta отнесёт его к Marketing, и соблюдайте ту же дисциплину по частоте, что и для клиентов.

Изменения политик, юридические уведомления и всё, что требует подписи, оставляйте на официальных каналах, а WhatsApp используйте, чтобы указать на них. Как работают рассылки и как избежать проблем с качеством, объясняет наше руководство по рассылкам в WhatsApp.

Какие вопросы защиты данных нужно проверить?

Сообщения кандидатам и сотрудникам содержат персональные данные, поэтому согласуйте эти пункты со специалистом по защите данных или юристом.

• Уведомление. Сообщите людям, что вы собираете, зачем, кто это увидит и как долго вы это храните.
• Правовое основание. Выберите основание для каждой цели. Рекрутинговое общение и маркетинг для кадрового резерва — разные цели.
• Хранение. Установите срок удаления для неподошедших кандидатов и применяйте его к чатам и выгрузкам.
• Возражение. По GDPR люди вправе в любой момент возразить против обработки в целях прямого маркетинга (статья 21). В других странах есть аналоги.
• Трансграничное использование. Проверьте, где ваша платформа и провайдер хранят сообщения. Сторону платформы разбирает наше руководство по безопасности и конфиденциальности WhatsApp Business API.
• Равное отношение. Применяйте один и тот же процесс ко всем кандидатам и документируйте правила скрининга.

Ничто из этого не заменяет консультацию для вашей страны и отрасли.

Как измерять рекрутинговые сообщения?

Отслеживайте скорость и завершённость, а не только отправки.

Пример с условными числами: кадровое агентство из Дубая назначает за месяц 400 собеседований и в порядке теста отправляет шаблоны подтверждения и напоминания по 200 из них. Если из 200 кандидатов 22 не пришли на собеседование против 38 из 200 без напоминаний, то доля неявок составляет 11% против 19%. Прежде чем делать вывод, что причина в напоминаниях, используйте сопоставимую группу.

Каких ошибок избегать?

• Писать найденным кандидатам без согласия. Это нарушает политику Meta и рискует рейтингом качества.
• Просить номера документов в чате. Используйте защищённую форму.
• Рекламный текст в служебных шаблонах. Это грозит переклассификацией.
• Отправлять офферы или отказы только в чате. Пусть их проверяет человек.
• Нет отписки. Добавляйте формулировку со STOP.
• Игнорировать часовые пояса. Отправляйте в разумные местные часы.
• Использовать личный телефон. Данные кандидатов на телефонах сотрудников сложно контролировать; используйте общий инбокс с ролями.

Чем помогает OmniChannels.ai

OmniChannels.ai позволяет рекрутерам и HR-командам писать кандидатам и сотрудникам в WhatsApp и по SMS из одного Omni Inbox с назначением операторов, тегами и одобренными шаблонами. Кампании поддерживают загрузку CSV, персонализацию и планирование, а резервирование каналов может переключиться на SMS, если кандидата нет в WhatsApp. Чат-боты и ИИ-агенты могут вести скрининг и передавать диалог рекрутеру. BroadNet — официальный Meta Business Solution Provider. Закажите демо, чтобы выстроить ваш процесс найма.