İşe Alım ve İK İçin WhatsApp: Şablonlar ve Kurallar

Aday ulaşımını ve ön elemeyi nasıl yönetirsiniz?

Kısa ve kişisel bir şablonla başlayın ve adaya hayır demesi için kolay bir yol verin. Sonra sorular için serbest pencereyi kullanın.

1. Başvuru formunda veya e-postayla izin isteyin.
2. Neler alacaklarını ve nasıl durduracaklarını doğrulayan bir karşılama şablonu gönderin.
3. Düğmelerle eleme yapın. Yanıt düğmelerini kullanarak müsaitlik, konum veya çalışma uygunluğu hakkında iki üç evet/hayır sorusu sorun.
4. Nitelikli adayları paylaşılan gelen kutusunda bir işe alımcıya yönlendirin, diğerlerini yetenek havuzuna alın.
5. Kararı asla yalnızca sohbetle vermeyin. Ret ve teklifleri bir insanın gözden geçirmesine bırakın.

Eleme sorularını işle ilgili tutun. Korunan özellikleri soran her şeyden kaçının ve soru setini hukuk ekibinize inceletin.

Şablon: Karşılama ve opt-in onayı (Utility)

Hi {{1}}, thanks for applying to {{2}}. We will send updates about your application here on WhatsApp. Reply STOP at any time to stop messages.

Not: Bu rehberdeki şablon kod blokları, Meta'ya gönderildikleri yapıyla (değişkenler {{1}} ve düğmeler) aynen korunmuştur; Türkçe sürümlerini aynı yapıyla ayrı bir dil olarak gönderirsiniz.

WhatsApp'ta mülakatları nasıl planlarsınız?

Rezervasyondan hemen sonra pozisyonu, tarihi, saati ve yeri içeren bir onay, kısa süre önce de onaylama veya erteleme düğmeleriyle bir hatırlatma gönderin. Daha az gelmeme, net ayrıntılardan ve kolay bir yanıttan gelir.

Şablon: Mülakat onayı (Utility)

Hello {{1}}, your interview for {{2}} is booked for {{3}} at {{4}}.
Location or link: {{5}}.
[Button: Confirm] [Button: Reschedule]

Şablon: Mülakat hatırlatması (Utility)

Reminder, {{1}}: your interview for {{2}} starts at {{3}} today. Need to change it? Tap Reschedule.
[Button: I will be there] [Button: Reschedule]

Aday Reschedule'a dokunursa görüşmeyi bir işe alımcıya devredin veya müsait zaman dilimlerini içeren bir WhatsApp Flow gönderin. Aynı kalıp müşteriler için WhatsApp ve SMS ile randevu hatırlatmaları yazısında ele alınır.

Hassas veriyi riske atmadan belgeleri nasıl toplarsınız?

İhtiyacınız olanı en az hassas yoldan isteyin ve kimlik belgelerini güvenli bir yükleme sayfasına taşıyın. Meta'nın politikası, platformda finansal hesap numaralarını, kişisel kimlik kartı numaralarını veya diğer hassas kimlik bilgilerini paylaşmamayı ya da paylaşılmasını istememeyi söyler.

Güvenli bir kalıp:

1. WhatsApp'ta adayın göndermeyi seçtiği bir özgeçmiş veya sertifika isteyin.
2. Pasaport, ulusal kimlik, banka bilgileri veya çalışma izni kanıtı için, İK sisteminizin barındırdığı güvenli bir yükleme formunun bağlantısını gönderin.
3. Mesajda bunu neden istediğinizi, kimin göreceğini ve ne kadar süre saklayacağınızı söyleyin.
4. Sohbet kopyalarını saklama kuralınıza göre silin.

Şablon: Belge talebi (Utility)

Hi {{1}}, to continue your application for {{2}} please upload the documents listed here: {{3}}. Do not send ID numbers or bank details in this chat.

İşe başlama ve saha vardiya uyarıları için WhatsApp'ı nasıl kullanırsınız?

İlk günden önce kısa bir seri, çizelgeler için de şablonlar kullanın; çünkü vardiya personeli yakın zamanda bir görüşme açmamış olabilir. Kişisel ve zamana duyarlı mesajlar en iyi sonucu verir.

İşe başlama öncesi seri (örnekler):

• Karşılama ve başlangıç tarihi.
• İlk gün yanında getirilecekler.
• Dijital işe giriş formunun bağlantısı.
• Resepsiyonda kimi sorması gerektiği, bir harita konumuyla.

Şablon: Vardiya değişikliği uyarısı (Utility)

Hi {{1}}, your shift on {{2}} has changed to {{3}} at {{4}}. Reply OK to confirm or call your supervisor if you cannot work it.
[Button: OK] [Button: Cannot work it]

Çalışanın opt-in'ini iş sözleşmesi ifadesinden ayrı tutun ve WhatsApp istemeyenler için SMS veya bir uygulama gibi bir alternatif sunun. SMS yedeği için kanal yedekleme stratejisine bakın. Müşteri onboarding mesajları rehberi, yeni çalışanlara uyarlayabileceğiniz sıralama fikirleri içerir.

Şirket içi duyurular ve toplu gönderimler ne olacak?

Bunları idareli kullanın ve yalnızca opt-in yapmış çalışanlara gönderin. Şirket genelindeki bir duyuru tek bir kişinin talebine bağlı olmadığından Meta'nın bunu pazarlama sayacağını bekleyin ve müşterilere uyguladığınız sıklık disiplinini uygulayın.

Politika değişikliklerini, hukuki bildirimleri ve imza gerektiren her şeyi resmî kanallarınızda tutun; WhatsApp'ı onlara yönlendirmek için kullanın. WhatsApp toplu mesaj rehberimiz toplu gönderimlerin nasıl çalıştığını ve kalite sorunlarından nasıl kaçınılacağını açıklar.

Hangi veri koruma noktalarını kontrol etmelisiniz?

Aday ve çalışan mesajları kişisel veri içerir; bu noktaları veri koruma sorumlunuz veya hukuk müşavirinizle teyit edin.

• Aydınlatma. İnsanlara ne topladığınızı, neden, kimin gördüğünü ve ne kadar süre sakladığınızı söyleyin.
• Hukuki dayanak. Her amaç için dayanağı seçin. İşe alım iletişimi ile yetenek havuzuna pazarlama farklı amaçlardır.
• Saklama. Başarısız adaylar için bir silme süresi belirleyin ve sohbetlere ve dışa aktarımlara uygulayın.
• İtiraz. GDPR kapsamında insanlar, doğrudan pazarlama amaçlı işlemeye istedikleri zaman itiraz etme hakkına sahiptir (Madde 21). Diğer ülkelerde karşılıkları vardır.
• Sınır ötesi kullanım. Platformunuzun ve sağlayıcınızın mesajları nerede sakladığını kontrol edin. WhatsApp Business API güvenlik ve gizlilik rehberimiz platform tarafını kapsar.
• Adil muamele. Her adaya aynı süreci uygulayın ve eleme kurallarınızı belgeleyin.

Bunların hiçbiri ülkeniz ve sektörünüz için alacağınız tavsiyenin yerini tutmaz.

İşe alım mesajlaşmasını nasıl ölçersiniz?

Yalnızca gönderimleri değil, hızı ve tamamlanmayı izleyin.

Sentetik rakamlarla uygulamalı örnek: Dubai'deki bir istihdam ajansı bir ayda 400 mülakat planlıyor ve bunların 200'ü için test olarak onay ve hatırlatma şablonları gönderiyor. 200 adaydan 22'si mülakata gelmezken hatırlatma almayan 200 adaydan 38'i gelmiyorsa gelmeme oranı yüzde 11'e karşı yüzde 19'dur. Farkın hatırlatmalardan kaynaklandığı sonucuna varmadan önce karşılaştırılabilir bir grup kullanın.

Hangi hatalardan kaçınmalısınız?

• Bulunan adaylara opt-in olmadan mesaj atmak. Meta'nın politikasını ihlal eder ve kalite puanlarını riske atar.
• Sohbette kimlik numarası istemek. Güvenli bir form kullanın.
• Bilgilendirme şablonlarında tanıtım metni. Yeniden sınıflandırma riski taşır.
• Teklif veya retleri yalnızca sohbetle göndermek. Bunları gözden geçirilmiş tutun.
• Opt-out olmaması. STOP ifadesini ekleyin.
• Saat dilimlerini yok saymak. Makul yerel saatler içinde gönderin.
• Kişisel telefon kullanmak. Personelin telefonlarındaki aday verisini kontrol etmek zordur; rollerle paylaşılan gelen kutusu kullanın.

OmniChannels.ai nasıl yardımcı olur?

OmniChannels.ai, işe alımcıların ve İK ekiplerinin adaylara ve personele WhatsApp ile SMS'ten tek bir Omni Inbox üzerinden, temsilci atama, etiketleme ve onaylı şablonlarla mesaj atmasını sağlar. Kampanyalar CSV yükleme, kişiselleştirme ve zamanlamayı destekler; kanal yedekleme, aday WhatsApp'ta değilse SMS'e geçebilir. Sohbet botları ve AI temsilciler eleme sorularını yürütüp bir işe alımcıya devredebilir. BroadNet resmî bir Meta Business Solution Provider'dır. İşe alım akışınızı çıkarmak için demo planlayın.