WhatsApp para eventos y entradas: plantillas y flujo de envío

¿Qué debe decir el SMS de respaldo?

El SMS de respaldo debe poner primero el dato esencial y caber en un segmento. Use GSM-7 para el español sin vocales acentuadas (á, í, ó, ú no pertenecen a ese alfabeto) con 160 caracteres, 153 por parte al concatenar, y cuente con Unicode para el árabe (70 caracteres, 67 por parte).

Compruebe su propio texto en el contador de caracteres SMS, porque un solo emoji, una comilla tipográfica o una vocal con tilde convierten un mensaje en Unicode con un límite de 70 caracteres. Si el mensaje se envía a un público promocional, añada un texto de baja y use un identificador de remitente registrado cuando el país lo exija; véase el verificador de identificadores de remitente. Nuestros datos regulatorios muestran el tráfico transaccional funcionando 24/7 en Emiratos Árabes Unidos y Arabia Saudí, mientras que las promociones respetan horas de silencio; confirme cada país en normas de marketing por SMS por país.

¿Cómo se gestionan los cambios y cancelaciones de última hora?

Envíe de inmediato un mensaje claro por el canal principal y después un respaldo a quienes no tengan la entrega confirmada en unos minutos. La primera línea debe decir qué ha cambiado.

Procedimiento:

1. Actualice primero el registro del evento y la página de la entrada, para que quien haga clic vea la verdad.
2. Envíe por WhatsApp la plantilla de utilidad aprobada a todos los titulares de entrada, usando el estado de entrega por destinatario.
3. Tras un breve tiempo de espera, envíe la versión por SMS a los destinatarios sin confirmar mediante el canal alternativo.
4. Publique el mismo aviso en el sitio web, las redes sociales y la señalización de acceso.
5. Abra la bandeja de entrada para las preguntas y derive los reembolsos y las nuevas reservas a los agentes.

Las respuestas de los asistentes abren una ventana de atención al cliente de 24 horas en la que puede contestar con texto libre, imágenes y mensajes interactivos. Cuando la ventana se cierra, solo pueden enviarse plantillas aprobadas.

¿Cómo se gestionan los avisos y las preguntas en directo durante el evento?

Use la ventana de conversación libre y los mensajes interactivos para las preguntas de los asistentes, y una difusión de plantillas de utilidad para los cambios de programa. Los botones de respuesta y las listas resuelven las preguntas habituales sin intervención humana: «¿Dónde está la sala 5?», «Buscar mi sesión», «Contactar con el servicio de atención».

Mantenga las reglas sencillas. No envíe marketing de programa durante el evento, pase a una persona cuando el bot no pueda responder y evite las avalanchas de mensajes agrupando los cambios en un solo aviso. Una bandeja de entrada compartida permite al servicio de atención ver toda la conversación, y nuestra guía de mensajes interactivos de WhatsApp trata los botones y las listas. Un WhatsApp Flow también puede gestionar la elección de sesión o una inscripción de última hora dentro del chat.

¿Qué conviene enviar después del evento?

Envíe un agradecimiento con una breve encuesta en el plazo de un día y, aparte, un mensaje de marketing para el próximo evento, solo a quienes aceptaron el marketing. Manténgalos separados.

Una encuesta ligada a la propia asistencia de la persona se ajusta a los ejemplos de utilidad de Meta sobre peticiones de opinión acerca de una interacción concreta, mientras que Meta indica que las encuestas genéricas no. Haga dos o tres preguntas, como la valoración general, un motivo y el permiso para hacer un seguimiento. Nuestra guía de CSAT, NPS y CES explica las puntuaciones.

¿Hay consideraciones sobre el Golfo y el Ramadán?

Sí, pero manténgalas generales. Ajuste los recordatorios a los horarios laborales locales y a las horas de oración, escriba en árabe y en inglés cuando el público sea mixto y, en Ramadán, cuente con horarios de asistencia distintos y eventos vespertinos. Las normas locales sobre los horarios de mensajes promocionales pueden diferir de las de los transaccionales, así que consulte la página del país en lugar de suponerlo; nuestros datos regulatorios cubren los horarios de Emiratos Árabes Unidos y Arabia Saudí, por ejemplo. Véanse campañas de mensajería de Ramadán en el CCG y buenas prácticas de mensajería en árabe.

Ejemplo práctico: una feria comercial de tres días en Riad

«Najm Expo», una exposición ficticia, tiene 6.000 asistentes inscritos a lo largo de tres días.

• En la inscripción: un formulario con opt-in para WhatsApp y SMS y una casilla de marketing aparte. Confirmación enviada al instante como plantilla de utilidad.
• Entrada: una cabecera en PDF y un botón «Ver entrada» con el ID de la entrada como variable. La página de la entrada muestra un QR que se marca como usado en el primer escaneo.
• Recordatorios: un recordatorio de utilidad tres días antes, los datos de acceso el día anterior y un mensaje matinal con la puerta.
• Cambio: un cambio de sala el segundo día sale como una sola plantilla de utilidad, con SMS para quienes sigan sin confirmar tras diez minutos, y se actualiza la señalización.
• Después: una encuesta de dos preguntas a los asistentes cuya entrada se escaneó. El marketing del año próximo solo va a quienes marcaron la segunda casilla.

El equipo sigue la entrega, las respuestas, la tasa de ausencias respecto a las inscripciones y la proporción de entradas escaneadas, y los revisa tras la feria.

¿Qué errores causan problemas?

• Promoción dentro de plantillas de utilidad. Puede llevar a la recategorización a marketing, y el uso indebido puede acarrear advertencias y restricciones según las reglas de Meta.
• Un solo código QR para todo un grupo. Una sola captura da entrada a todos.
• Enviar solo por WhatsApp. Los asistentes que no lo tienen, o cuya entrega falla, se pierden los cambios urgentes.
• Mensajes largos. Ponga los programas en una página y enlácelos.
• Sin baja. Mantenga la gestión de STOP en ambos canales.
• Olvidar la ventana. Un recordatorio con días de antelación es una plantilla, no un mensaje libre.

Cómo ayuda OmniChannels.ai

OmniChannels.ai, con tecnología de BroadNet Technologies, envía plantillas de WhatsApp (de utilidad y de marketing) con cabeceras multimedia y botones, SMS mediante conectividad directa con los operadores y un respaldo configurable de WhatsApp a SMS. Las campañas admiten carga de Excel o CSV, personalización y programación, y la Omni Inbox ofrece al servicio de atención un hilo por asistente. Los informes de entrega pueden exportarse a CSV. Para planificar un flujo de evento, solicite una demo.