Messagerie pour les écoles, les universités et les organismes de formation
Touchez parents et élèves sur les canaux qu'ils lisent vraiment, de l'avis d'absence à la fermeture d'urgence, et répondez aux questions d'admission et des étudiants sans surcharger vos équipes.
Un avis d'absence envoyé à un parent, avec sa réponse sur WhatsApp. Marque fictive et données d'exemple.
En bref
Mis à jour le
OmniChannels.ai permet aux écoles, universités et organismes de formation d'envoyer notifications aux parents, avis d'absence, rappels de frais de scolarité, campagnes d'admission et alertes d'urgence par SMS, WhatsApp, RCS, e-mail et voix, avec bascule entre canaux. Les messages partent en masse depuis un import CSV ou sont déclenchés depuis un système de gestion de la scolarité via l'API. Les équipes admissions et vie étudiante répondent dans une boîte partagée, et chatbots ou agents IA traitent les questions fréquentes en arabe et en anglais.
Ce que les établissements d'enseignement envoient avec OmniChannels.ai
Notifications aux parents
Envoyez lettres d'information, annonces d'événements, changements d'emploi du temps et mise à disposition des bulletins aux parents, par classe, niveau ou campus.
Avis d'absence
Prévenez les parents d'une absence ou d'un retard le jour même, depuis votre outil de suivi des présences, et recueillez le motif par simple réponse.
Rappels de frais de scolarité
Rappelez aux parents les échéances à venir ou en retard, avec un lien vers votre portail de paiement, par WhatsApp, SMS ou e-mail.
Campagnes d'admission
Invitez familles et futurs étudiants aux journées portes ouvertes et rappelez les dates limites de candidature avec des modèles WhatsApp, des cartes enrichies RCS, des SMS ou des e-mails.
Alertes d'urgence
Envoyez fermetures, alertes météo et consignes de sécurité à tous les parents et élèves en une fois, avec bascule SMS et appels vocaux pour les cas urgents.
Bots de support étudiant
Répondez aux questions sur les inscriptions, les emplois du temps, les frais et les services du campus avec un chatbot ou un agent IA, et transmettez le reste au personnel.
Boîte admissions et vie étudiante
Chargés d'admission et équipes de support partagent une seule boîte pour WhatsApp, Instagram, Messenger, SMS et e-mail, avec attribution et étiquettes.
Arabe et anglais
Envoyez modèles et réponses en arabe et en anglais, pour que familles locales et internationales reçoivent des messages qu'elles comprennent.
Quel canal pour quel message
Utilisez le canal que chaque famille lit, et prévoyez une bascule pour tout message urgent.
| Élément | Détails |
|---|---|
| Fermetures et alertes d'urgence | SMS en masse pour toucher tous les téléphones, complété par WhatsApp ou un appel vocal pour confirmation. Mettez à jour les listes de contacts à chaque trimestre. |
| Avis d'absence et de retard | Modèle utilitaire WhatsApp pour que les parents puissent répondre avec le motif, et bascule SMS. |
| Rappels de frais de scolarité | WhatsApp ou e-mail avec lien de paiement, et SMS en secours. Évitez d'indiquer les montants dus par SMS si d'autres personnes peuvent voir le téléphone. |
| Lettres d'information et annonces d'événements | E-mail pour les contenus longs, avec un court message WhatsApp ou SMS qui y renvoie. |
| Campagnes d'admission | Modèles marketing WhatsApp, cartes enrichies RCS ou e-mail pour les prospects ayant donné leur accord, avec des liens click-to-WhatsApp sur votre site et vos publicités. |
| Questions des élèves et des parents | WhatsApp, Instagram, Messenger et e-mail dans l'Omni Inbox, avec un bot qui répond d'abord aux questions fréquentes. |
Comment une école ou une université passe en production
- 1
Recensez publics et messages
Distinguez parents, élèves, prospects et personnel, et décidez quels messages chaque groupe reçoit et sur quel canal.
- 2
Recueillez consentements et contacts
Confirmez les coordonnées des parents et des élèves ainsi que leur consentement à l'inscription, et enregistrez leur langue de préférence.
- 3
Connectez les canaux et faites approuver les modèles
Connectez le compte WhatsApp Business, enregistrez l'identifiant d'expéditeur SMS et faites approuver les modèles d'absence, de frais et d'alerte.
- 4
Intégrez ou importez
Connectez votre système de gestion de la scolarité via l'API, ou importez les listes de classes en CSV pour les envois en masse.
- 5
Préparez les procédures d'urgence
Enregistrez à l'avance modèles et listes de destinataires d'urgence, désignez les personnes habilitées à les envoyer et faites un test chaque trimestre.
OmniChannels.ai est-il adapté à votre établissement ?
Adapté si
- Vous gérez un groupe scolaire, une université, une école ou un centre de formation avec de nombreux parents ou étudiants à joindre.
- Vous avez besoin d'avis d'absence le jour même et d'alertes d'urgence rapides.
- Vos services admissions et vie étudiante répondent aux demandes sur WhatsApp et les réseaux sociaux.
- Votre communauté lit l'arabe, l'anglais, ou les deux.
Bon à savoir avant de commencer
- Écrire à des mineurs et à leurs parents exige un consentement clair et des règles de protection des données. Vérifiez la réglementation locale en matière d'éducation et de vie privée.
- Évitez notes, informations de santé ou montants de frais dans des messages que d'autres pourraient lire sur un téléphone partagé.
- Les modèles WhatsApp et les identifiants d'expéditeur SMS doivent être approuvés et enregistrés avant le premier envoi.
- OmniChannels.ai n'est ni un logiciel de vie scolaire ni une plateforme d'apprentissage (LMS) : il se connecte aux vôtres.
Questions sur la messagerie scolaire et universitaire
Quel canal une école doit-elle utiliser pour les alertes d'urgence ?
Le SMS comme socle, car il fonctionne sur tout téléphone sans connexion data, complété par WhatsApp ou des appels vocaux pour confirmation. Préparez modèles et listes à l'avance pour que le personnel puisse envoyer dans les instants qui suivent une décision.
Les parents peuvent-ils répondre aux avis d'absence ?
Oui. Sur WhatsApp et en SMS bidirectionnel, les réponses arrivent dans l'Omni Inbox, où le secrétariat voit le fil, l'étiquette et met à jour vos dossiers.
Peut-on écrire à tout un niveau ou à toute une classe ?
Oui. Importez une liste CSV ou Excel avec des colonnes niveau et classe, ou déclenchez les envois depuis votre système de gestion de la scolarité via l'API. Les envois personnalisés insèrent le prénom et la classe de l'enfant.
Un chatbot peut-il répondre aux questions d'admission ?
Oui. Un chatbot ou un agent IA peut répondre en arabe et en anglais sur les programmes, les dates limites, la grille de frais et les pièces à fournir, puis confier les candidats sérieux à un chargé d'admission.
Faut-il un consentement pour écrire aux parents ?
Oui. Recueillez coordonnées et consentement à l'inscription, enregistrez les canaux acceptés par chaque parent et proposez un moyen simple de se désinscrire des messages non essentiels.
Peut-on envoyer en arabe et en anglais ?
Oui. Les modèles peuvent exister dans les deux langues, le SMS prend en charge l'arabe en Unicode et la boîte de réception gère l'écriture de droite à gauche.
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