Перейти к содержимому
OmniChannels.ai
Меню

Как отправить массовую SMS-рассылку из Excel или CSV

Массовая SMS-рассылка из Excel или CSV: подготовьте таблицу, очистите номера, подставьте имена, выберите имя отправителя, проверьте, запланируйте по часовым поясам.

Обновлено 10 мин чтения

Автор: OmniChannels.ai Editorial Team · Проверил: BroadNet Messaging Solutions Team

SMS и OTP

Короткий ответ

Чтобы отправить массовую SMS-рассылку из Excel или CSV, поместите по одному номеру в строку в международном формате E.164, добавьте столбец страны и поля слияния, например имя, удалите дубликаты, неверные номера и контакты с отказом, сохраните как CSV, загрузите в платформу сообщений, просмотрите итоговый текст, отправьте тест на свой номер, затем отправьте или запланируйте рассылку по часовым поясам и выгрузите отчёт о доставке.

На этой странице
  1. Как отправить массовую SMS-рассылку из файла Excel или CSV?
  2. Как подготовить таблицу?
  3. Как не дать Excel испортить номера телефонов?
  4. Как очистить список перед отправкой?
  5. Как поля слияния влияют на длину и кодировку сообщения?
  6. Какое имя отправителя использовать для каждой страны?
  7. Как проверить массовую рассылку перед отправкой?
  8. Как планировать по часовым поясам?
  9. Как читать отчёты о доставке и выгружать их?
  10. Пример: кампания с обновлением по заказам
  11. Какие бывают типичные ошибки?
  12. Чем помогает OmniChannels.ai

Главное

  • Один номер в строке в формате E.164 (знак «+» и код страны, без пробелов) — самый важный шаг подготовки.
  • Excel может незаметно испортить номера: он отбрасывает ведущие нули и показывает длинные числа в экспоненциальной записи, если столбец не имеет формат «Текстовый».
  • Поля слияния меняют длину сообщения, а один арабский символ или эмодзи переводит всё SMS в Unicode, поэтому перед отправкой просмотрите самую длинную строку после слияния.
  • Очищайте список до отправки: удалите дубликаты и номера с отказом и рассмотрите HLR-проверку на неверные или неактивные номера.
  • Сначала отправьте тест на свой номер, планируйте каждую страну в её собственном временном окне и потом выгрузите отчёт о доставке.

Это руководство для команд маркетинга и операций, которые хранят списки клиентов в Excel или CSV и хотят отправлять персонализированные SMS-кампании без программирования. Оно проводит через подготовку таблицы, очистку, кодировку и имена отправителя, тестирование, планирование и анализ результатов.

Как отправить массовую SMS-рассылку из файла Excel или CSV?

Вы готовите список, загружаете его в платформу сообщений, пишете одно сообщение с полями слияния, проверяете предпросмотр и отправляете или планируете рассылку. Excel лишь хранит данные. Отправку выполняет платформа.

  1. Подготовьте таблицу: один номер в строке в формате E.164, со столбцом страны и полями слияния.
  2. Очистите её: удалите дубликаты, неверные номера, стационарные телефоны и контакты, отказавшиеся от рассылки.
  3. Сохраните как CSV, если платформа это требует.
  4. Загрузите и сопоставьте столбцы: укажите платформе, какой столбец содержит номер, а какие — поля слияния.
  5. Напишите сообщение и проверьте длину и кодировку.
  6. Выберите имя отправителя для каждой страны.
  7. Отправьте тест на свой телефон.
  8. Отправьте или запланируйте кампанию.
  9. Изучите отчёт о доставке и выгрузите его.

Разделы ниже разбирают эти шаги по порядку.

Как подготовить таблицу?

Одна строка на получателя и один столбец на каждый вид информации. Хороший макет выглядит так:

phone country first_name order_no language
+971501234567 AE Layla 100245 en
+966512345678 SA Omar 100246 ar
+254712345678 KE Amina 100247 en

Правила, которые избавят от проблем позже:

  • Один номер в ячейке, один номер в строке. Не помещайте два номера в одну ячейку.
  • Формат E.164. Рекомендация ITU-T E.164 определяет международный формат номера: код страны и следующий за ним национальный номер, не более 15 цифр. Для сообщений это означает знак «+», код страны и цифры без пробелов, скобок и дефисов. Наше руководство по формату номера E.164 описывает правила преобразования, а форматтер номеров преобразует местные номера.
  • Столбец страны. Он позволяет выбирать имена отправителя и планировать по странам. Используйте двухбуквенные коды ISO.
  • Поля слияния в отдельных столбцах с названиями без пробелов, например first_name.
  • Одна строка заголовков, без объединённых ячеек, пустых строк и итогов внизу.
  • Столбец языка, если вы отправляете арабский и английский варианты.

Как не дать Excel испортить номера телефонов?

Задайте столбцу с телефонами формат «Текстовый» до того, как вводить или вставлять номера. Иначе Excel воспринимает их как числа.

Microsoft сообщает, что Excel удаляет ведущие нули и показывает длинные числа в экспоненциальной записи, потому что хранит числовую точность до 15 цифр. Номер вроде 0501234567 может потерять нуль, а длинный номер превратиться во что-то вроде 9.71501E+11. Способы исправления от самой Microsoft: применить к ячейкам текстовый формат до ввода номеров или начать ввод с апострофа. Уже введённые номера после смены формата нужно ввести заново.

Если вы открываете файл CSV напрямую, Excel применяет к каждому столбцу форматы данных по умолчанию. Когда нужно сохранить столбец чисел с ведущими нулями как текст, Microsoft советует использовать импорт «Из текста/CSV» или мастер импорта текста. Знак «+», введённый в числовую ячейку, тоже может не сохраниться, поэтому после любой правки проверяйте первые символы столбца.

При сохранении выбирайте формат CSV. Если в файле есть арабские или с диакритикой имена, убедитесь, что платформа правильно читает кодировку, просмотрев несколько строк после загрузки; искажённые имена означают потерю кодировки.

Как очистить список перед отправкой?

Сначала очистите, потому что каждая плохая строка стоит денег или вредит репутации вашего отправителя. Пройдите по этому списку:

  1. Приведите к E.164. Один и тот же человек, записанный как 050 123 4567 и +971501234567, — это две строки, пока вы не преобразуете обе.
  2. Удалите дубликаты. Отсортируйте по столбцу телефона и удалите повторы. OmniChannels.ai также отфильтровывает дубликаты при загрузке, но чистый файл проще проверять.
  3. Удалите неверные номера. Слишком короткие, слишком длинные (более 15 цифр), с буквами в ячейке или с кодом страны, не совпадающим со столбцом страны.
  4. Удалите стационарные номера, которые не принимают SMS. HLR-проверка или проверка номера отличает активные мобильные номера от неактивных и стационарных. См. HLR-проверка: объяснение.
  5. Удалите контакты с отказом. Проверяйте список подавления при каждой отправке, а не раз в год. См. согласие на рассылку в многоканальных кампаниях.
  6. Оставьте только контакты с согласием для рекламных отправок.
  7. Сохраните копию оригинала, чтобы можно было проследить, что вы удалили и почему.

Как поля слияния влияют на длину и кодировку сообщения?

Поля слияния делают итоговый текст у каждого получателя длиннее или короче, а арабское имя или эмодзи могут изменить кодировку всего сообщения.

SMS вмещает 140 байт текста. В 7-битном алфавите GSM это 160 символов, а в Unicode (UCS-2), который нужен арабскому и эмодзи, — 70. Более длинные сообщения делятся на связанные сегменты по 153 символа GSM-7 или по 67 символов Unicode, и каждый сегмент тарифицируется. Эти цифры взяты из 3GPP TS 23.038 и 23.040. Наше руководство по лимитам символов SMS объясняет их полностью.

Что это значит для рассылки из таблицы:

  • Шаблон, умещающийся в 160 символов с именем из 5 букв, может занять два сегмента с именем из 15 букв.
  • Одна строка с арабским именем переводит сообщение этой строки в Unicode, поэтому тому же шаблону нужно уложиться в 70 символов, чтобы остаться в одном сегменте. Предусмотрите отдельные английский и арабский шаблоны по столбцу языка.
  • Типографские кавычки, вставленные из текстового редактора, тоже могут вывести текст за пределы алфавита GSM.
  • Считайте шаблон с самыми длинными реалистичными значениями. Счётчик символов SMS показывает кодировку и сегменты.

Какое имя отправителя использовать для каждой страны?

Имя отправителя (Sender ID) — это то, что получатель видит как отправителя, и правила в разных странах различаются. В некоторых странах буквенно-цифровое имя нужно зарегистрировать, прежде чем оно заработает, а в некоторых оно поддерживается не во всех сетях. По столбцу страны определите, какое имя применимо к каждому пакету.

Загляните в центр имён отправителя, чтобы узнать формат и заметки о регистрации для каждого направления. Регистрация занимает время, поэтому начинайте заранее. Наша команда готовит и подаёт регистрации имён отправителя вместе с вами, а одобрение остаётся за операторами и регуляторами. См. типы имён отправителя: объяснение.

Как проверить массовую рассылку перед отправкой?

Отправьте тест на свой номер и посмотрите, что увидел бы получатель. Тест выявляет проблемы, которые таблица скрывает.

  1. Добавьте два-три своих номера как строки в тестовый файл: одну с длинным именем и одну на арабском, если вы его используете.
  2. Загрузите тестовый файл и проверьте предпросмотр итогового сообщения.
  3. Отправьте его и прочитайте сообщение на настоящем телефоне.
  4. Проверьте: имя подставлено, плейсхолдер {first_name} не остался, имя отправителя верное, ссылка открывается, текст об отказе присутствует в рекламных отправках, а сообщение пришло целым, а не частями.
  5. Исправьте таблицу или шаблон, затем загрузите настоящий список.

Тестовый доступ в OmniChannels.ai ведёт на ваши собственные подтверждённые номера, так что тестовая отправка вписывается в процесс подключения. Мгновенной саморегистрации нет: аккаунт настраивает наша команда.

Как планировать по часовым поясам?

Разделите таблицу по странам и запланируйте по одному пакету на страну, чтобы каждый пакет дошёл в подходящее местное время. Отфильтруйте по столбцу страны, сохраните каждый отфильтрованный список отдельным файлом и загрузите каждый со своим расписанием.

Для рекламных SMS ряд регуляторов публикует ограничения часов отправки, и решает местное время получателя. Например, в ОАЭ рекламные сообщения запрещены с 21:00 до 07:00. О рынках, правила которых нам известны, см. время отправки SMS по странам. Транзакционные сообщения, например подтверждения заказа, обычно не связаны этими рекламными окнами.

Оставьте запас до конца окна, потому что доставка не мгновенна.

Как читать отчёты о доставке и выгружать их?

Откройте отчёт о доставке кампании, отфильтруйте его и выгрузите в CSV. OmniChannels.ai предлагает сводные и расширенные отчёты о доставке с фильтрами и экспортом в CSV.

Платформа сообщает нормализованные статусы: SUBMITTED, SENT, DELIVERED, FAILED и REJECTED (READ применим только там, где канал сообщает о прочтении). См. статусы доставки сообщений: объяснение и декодер отчётов о доставке.

После каждой отправки:

  • Присоедините выгрузку к исходной таблице по столбцу телефона.
  • Составьте список строк FAILED и REJECTED, сгруппируйте их по причине и стране и устраните причину (неверный формат, заблокированное имя отправителя, неактивный номер).
  • Исключите из следующего списка номера, которые раз за разом не доставляются.
  • Добавьте ответы с отказом в свой список подавления.
  • Сохраните CSV как запись об отправке.

Пример: кампания с обновлением по заказам

«Souq Rafiq» (вымышленный пример), розничная компания из ОАЭ, хочет сообщить 3000 клиентам в ОАЭ, Саудовской Аравии и Кении, что акция для участников программы лояльности заканчивается в пятницу.

  1. Маркетинг-менеджер выгружает клиентов из CRM в Excel и задаёт столбцу с телефонами текстовый формат.
  2. Она преобразует номера в E.164 и добавляет столбцы страны и языка. Строки на арабском получают арабский шаблон, остальные — английский.
  3. Она удаляет дубликаты, строки с неверной длиной и список отказов. HLR-проверка отмечает неактивные номера, их она тоже удаляет.
  4. Она считает оба шаблона с самым длинным именем. Английский умещается в один сегмент; арабский проверяется по лимиту в 70 символов.
  5. Имена отправителя выбираются для каждой страны в центре имён отправителя.
  6. Она загружает тестовый файл из трёх строк, просматривает предпросмотр и отправляет его на свой телефон.
  7. Она делит настоящую таблицу на три файла по странам и планирует каждый на конец утра по местному времени, в рамках правил каждой страны.
  8. После отправки она выгружает отчёт о доставке в CSV, присоединяет его к таблице и удаляет номера, на которые доставка не удалась.

Какие бывают типичные ошибки?

  • Столбец телефона остался числовым, и ведущие нули пропали.
  • Номера в местном формате без кода страны.
  • Дубликаты строк, из-за которых один клиент получает сообщение дважды.
  • Нет тестовой отправки, и сломанное поле слияния обнаруживается после 3000 сообщений.
  • Арабский и английский в одном шаблоне без проверки кодировки.
  • Одно расписание для всех стран без учёта местного времени и правил часов отправки.
  • Пропуск проверки отказов или использование старого списка подавления.
  • Игнорирование отчёта о доставке, из-за чего одни и те же плохие номера остаются в списке.
  • Стационарные номера приняты за мобильные.

Чем помогает OmniChannels.ai

Кампании OmniChannels.ai позволяют загрузить список Excel или CSV, просмотреть сообщение, отфильтровать дубликаты и запланировать отправку. Отчёты о доставке имеют сводный и расширенный вид с фильтрами и экспортом в CSV. BroadNet доставляет A2P SMS по прямым операторским подключениям, поддерживает Unicode и арабский язык и предлагает HLR-проверку и проверку номера. Наша команда готовит и подаёт регистрации имён отправителя (Sender ID) вместе с вами. Посмотрите канал SMS или свяжитесь с нами, чтобы настроить аккаунт и тестовую отправку.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отправлять массовые SMS прямо из файла Excel?

Да, через платформу сообщений, которая принимает загрузку таблиц. Вы готовите таблицу, при необходимости сохраняете её как CSV, загружаете как список получателей, пишете сообщение с полями слияния, просматриваете его и отправляете или планируете. Сам Excel SMS не отправляет, он только хранит список.

В каком формате должны быть номера телефонов для загрузки массовой рассылки?

Используйте E.164: знак «+», код страны и национальный номер без пробелов, дефисов и ведущего нуля национального префикса, например +971501234567. В номере E.164 не более 15 цифр. Столбец страны помогает платформе применить нужное имя отправителя и правила отправки. Сохраните столбец как текст, чтобы Excel не менял значения.

Как персонализировать массовые SMS из таблицы?

Добавьте столбец для каждого подставляемого поля, например first_name или order_number, и укажите этот столбец в сообщении как поле слияния. Делайте каждое значение коротким и чистым, потому что длина после слияния меняет число сегментов. Всегда просматривайте перед отправкой строки с самыми длинными значениями и с арабскими или специальными символами.

Как удалить дубликаты и неверные номера перед отправкой?

Сначала приведите каждый номер к E.164, ведь один и тот же номер, записанный двумя способами, выглядит как два контакта. Затем удалите повторяющиеся строки, строки со слишком малым или большим числом цифр и номера из вашего списка отказов. Для неактивных или стационарных номеров выполните HLR-проверку или проверку номера. OmniChannels.ai также отфильтровывает дубликаты при загрузке.

Можно ли запланировать массовые SMS из CSV для разных часовых поясов?

Да. Разделите таблицу по странам и запланируйте по одному пакету на страну, чтобы каждый дошёл в подходящее местное время. Некоторые страны ограничивают часы для рекламных SMS, поэтому сначала проверьте правило направления. Транзакционные сообщения обычно не связаны этими рекламными окнами.

Как получить отчёт о доставке массовых SMS?

Откройте отчёт о доставке кампании, отфильтруйте по статусу, стране или дате и выгрузите его в CSV. Статусы SUBMITTED, SENT, DELIVERED, FAILED и REJECTED показывают, что произошло с каждым номером. Сопоставьте выгрузку с исходной таблицей, чтобы найти номера, которые нужно исправить или удалить до следующей отправки.

Источники

  1. Recommendation ITU-T E.164: The international public telecommunication numbering plan
  2. Keeping leading zeros and large numbers — Microsoft Support
  3. Import or export text (.txt or .csv) files — Microsoft Support
  4. 3GPP TS 23.038: Alphabets and language-specific information
  5. 3GPP TS 23.040: Technical realization of the Short Message Service (SMS)

Читайте дальше

Ещё руководства