Lewati ke konten
OmniChannels.ai
Menu

Balasan Otomatis WhatsApp: Contoh Pesan Sapaan dan Away

Cara mengatur balasan otomatis, pesan away, dan pesan sapaan WhatsApp di aplikasi Business atau API, lengkap dengan 30 contoh siap salin dalam bahasa Indonesia.

Diperbarui 10 menit baca

Oleh OmniChannels.ai Editorial Team ยท Ditinjau oleh BroadNet Messaging Solutions Team

WhatsApp

Jawaban singkat

Di aplikasi WhatsApp Business, buka tab Alat untuk mengaktifkan pesan sapaan, yang terkirim saat seseorang menulis pertama kali atau setelah 14 hari tanpa percakapan, dan pesan away, yang bisa dijadwalkan di luar jam kerja. Balasan cepat adalah pintasan manual, maksimal 50. Untuk balasan kata kunci, perutean, dan logika jam buka dalam skala besar, gunakan WhatsApp Business API dengan otomatisasi. Panduan ini memuat 30 contoh dalam bahasa Indonesia.

Di halaman ini
  1. Apa itu balasan otomatis WhatsApp?
  2. Apa beda pesan sapaan, pesan away, dan balasan cepat?
  3. Bagaimana cara mengatur pesan sapaan?
  4. Bagaimana cara mengatur pesan away?
  5. Kapan aplikasi Business tidak lagi cukup?
  6. Bagaimana otomatisasi balasan otomatis di API bekerja?
  7. Apa saja 30 contoh balasan otomatis WhatsApp?
  8. Apa yang membuat pesan away yang baik?
  9. Kesalahan apa yang perlu dihindari?
  10. Bagaimana OmniChannels.ai membantu

Poin penting

  • Aplikasi Business punya tiga alat: pesan sapaan (pesan pertama atau setelah 14 hari tidak aktif), pesan away (selalu, sesuai jadwal khusus, atau di luar jam kerja), dan balasan cepat (pintasan manual, maksimal 50).
  • Pesan sapaan dan pesan away memerlukan ponsel dengan koneksi internet aktif, dan pesan sapaan dinonaktifkan selama Meta Business Agent terhubung.
  • API tidak punya alat sapaan atau away bawaan; platform Anda membangun alur tersebut dengan aturan jam kerja, balasan kata kunci, dan perutean.
  • Balasan otomatis berformat bebas hanya bisa dikirim di dalam jendela layanan pelanggan 24 jam; di luar itu Anda memerlukan template yang disetujui.
  • Pesan away yang baik menyebutkan kapan Anda akan membalas, menawarkan satu tindakan swalayan, dan tidak menjanjikan hal yang tidak bisa dipenuhi staf.

Panduan ini untuk bisnis kecil dan tim support yang ingin WhatsApp tetap membalas saat tidak ada orang yang memegang ponsel. Anda akan belajar apa yang bisa dilakukan aplikasi WhatsApp Business sendiri, di mana batasnya, bagaimana otomatisasi di API mengambil alih, dan susunan kata yang efektif, lengkap dengan 30 contoh dalam bahasa Indonesia.

Apa itu balasan otomatis WhatsApp?

Balasan otomatis WhatsApp adalah pesan yang terkirim tanpa diketik oleh agen. Di aplikasi WhatsApp Business, balasan ini berasal dari pesan sapaan atau pesan away. Di WhatsApp Business API, balasan berasal dari aturan otomatisasi di platform pesan Anda.

Balasan otomatis menjaga kesan pertama dan menetapkan ekspektasi, tetapi tidak menyelesaikan permintaan. Padukan dengan tindak lanjut yang nyata, dan pantau dampaknya pada waktu respons pertama.

Apa beda pesan sapaan, pesan away, dan balasan cepat?

Pesan sapaan menyambut pelanggan baru atau yang kembali, pesan away menutup waktu saat Anda tidak tersedia, dan balasan cepat adalah pintasan yang Anda picu sendiri. Hanya dua yang pertama yang terkirim otomatis.

Alat Terkirim otomatis Kapan aktif Batas utama (menurut artikel bantuan WhatsApp)
Pesan sapaan Ya Pesan pertama dari pelanggan, atau pesan setelah 14 hari tidak aktif Ponsel perlu internet; dinonaktifkan selama Meta Business Agent terhubung
Pesan away Ya Selalu, sesuai jadwal khusus, atau di luar jam kerja Ponsel perlu internet; "di luar jam kerja" memerlukan jam yang diatur di profil bisnis
Balasan cepat Tidak Anda mengetik garis miring lalu memilih satu Maksimal 50 tersimpan; media tidak didukung di Web atau Desktop

Opsi penerima untuk pesan sapaan dan pesan away adalah: semua orang, semua orang yang tidak ada di kontak, semua kecuali kontak tertentu, atau hanya kontak tertentu.

Bagaimana cara mengatur pesan sapaan?

Buka tab Alat di aplikasi Business dan ikuti langkah pesan sapaan dari artikel bantuan WhatsApp.

  1. Ketuk Alat, lalu Pesan sapaan.
  2. Aktifkan Kirim pesan sapaan.
  3. Ketuk pesan untuk mengeditnya, lalu ketuk OK.
  4. Ketuk Penerima dan pilih siapa yang menerimanya.
  5. Ketuk Simpan.

Jika tidak terkirim, periksa aturan 14 hari, pengaturan penerima, apakah Meta Business Agent terhubung, dan koneksi ponsel.

Bagaimana cara mengatur pesan away?

Langkahnya hampir sama, dengan satu pilihan jadwal tambahan.

  1. Ketuk Alat, lalu Pesan away.
  2. Aktifkan Kirim pesan away.
  3. Edit teks pesan dan ketuk OK.
  4. Ketuk Jadwal dan pilih Selalu kirim, Jadwal khusus, atau Di luar jam kerja.
  5. Ketuk Penerima dan pilih siapa yang menerimanya.
  6. Ketuk Simpan.

Atur jam kerja di profil bisnis terlebih dahulu, kalau tidak opsi di luar jam kerja tidak tersedia. Berbeda dengan pesan sapaan, artikel WhatsApp tidak menyebutkan batas 14 hari untuk pesan away.

Kapan aplikasi Business tidak lagi cukup?

Pindah ke WhatsApp Business API saat Anda membutuhkan balasan yang bergantung pada isi pesan, zona waktu, atau ketersediaan tim, atau saat beberapa agen menjawab dari satu nomor. Aplikasi mengikat pengaturan ke satu ponsel; API menghubungkan nomor ke sebuah platform.

Kebutuhan Aplikasi Business API dengan otomatisasi
Teks sapaan dan away Ya Ya, sebagai aturan di platform Anda
Balasan kata kunci ("jam buka", "harga") Tidak Ya
Balasan berbeda menurut bahasa, antrean, atau zona waktu Tidak Ya
Beberapa agen dalam satu nomor Terbatas Ya, shared inbox
Arahkan ke tim yang tepat, lalu balas Tidak Ya
Pemasaran terjadwal dalam skala besar Broadcast terbatas Ya, template yang disetujui

Dokumentasi coexistence Meta juga mencatat bahwa nomor yang dipakai di aplikasi sekaligus API tidak membawa balasan cepat, pesan sapaan, dan pesan away dari aplikasi ke sisi API, jadi rencanakan otomatisasi di platform Anda. Kami membandingkan kedua opsi ini di WhatsApp Business API vs aplikasi Business.

Bagaimana otomatisasi balasan otomatis di API bekerja?

Platform memantau pesan masuk dan menerapkan aturan, lalu membalas. Komponen yang lazim adalah:

  1. Pemicu percakapan baru. Kirim sapaan dengan tombol untuk tiga permintaan teratas.
  2. Aturan jam kerja. Di luar jam buka, kirim pesan di luar jam kerja dengan waktu balasan berikutnya dan arahkan chat ke antrean pagi.
  3. Aturan kata kunci. "Jam buka", "lokasi", atau "pesanan" memicu jawaban yang sesuai.
  4. Menu dengan tombol atau daftar. Pelanggan mengetuk, bukan mengetik; lihat pesan interaktif.
  5. Alih tangan. Setelah dua jawaban yang gagal atau permintaan untuk berbicara dengan orang, alihkan ke agen. Lihat alih tangan chatbot ke manusia.

Balasan berformat bebas berfungsi selama jendela layanan pelanggan 24 jam terbuka, yaitu saat pelanggan baru saja menulis. Dokumentasi harga Meta menyebutkan bahwa mulai 1 Oktober 2026 setiap nomor telepon bisnis mendapat 1.000 pesan layanan gratis per bulan, jadi pastikan biaya balasan di atas batas itu pada rate card Meta yang berlaku.

Untuk pembuatan tanpa kode, ikuti panduan chatbot WhatsApp, atau susun draf pesan lebih dulu dengan generator balasan otomatis.

Apa saja 30 contoh balasan otomatis WhatsApp?

Ganti placeholder dalam kurung kurawal dengan data Anda. Buat setiap pesan cukup singkat agar terbaca tanpa menggulir.

Pesan sapaan (pelanggan baru atau kembali)

  1. "Halo dan selamat datang di {bisnis}. Ada yang bisa kami bantu hari ini?"
  2. "Halo, terima kasih telah menghubungi {bisnis}. Sampaikan kebutuhan Anda dan kami akan membalas secepatnya."
  3. "Selamat datang kembali di {bisnis}. Balas dengan PESANAN, RESERVASI, atau PROMO dan kami akan mengarahkan Anda."
  4. "Halo, Anda terhubung dengan {bisnis}. Agar lebih cepat dibantu, kirim nomor pesanan dan deskripsi singkat."
  5. "Selamat datang di {bisnis}. Silakan tulis pertanyaan Anda, kami siap membantu."
  6. "Halo, terima kasih sudah menghubungi {bisnis}. Tuliskan pertanyaan Anda dan kami akan menjawab secepat mungkin."

Pesan away dan di luar jam kerja

  1. "Terima kasih atas pesan Anda. Kami sedang tutup dan buka kembali pukul {waktu} hari {hari}. Kami akan membalas saat itu."
  2. "Halo, tim kami sedang offline hingga pukul {waktu}. Jika mendesak, hubungi {nomor}. Jika tidak, tinggalkan pesan Anda di sini."
  3. "Pesan Anda sudah kami terima. Waktu balasan kami biasanya {X} jam pada jam kerja, {hari} pukul {mulai} sampai {selesai}."
  4. "Terima kasih telah menulis. Kami sedang tidak di tempat hingga {tanggal}. Untuk urusan mendesak, hubungi {nama} di {nomor}."
  5. "Terima kasih telah menghubungi kami. Jam kerja kami pukul {mulai} sampai {selesai}, dan kami akan membalas setelah kembali."
  6. "Pesan Anda sudah diterima. Tim kami sedang di luar jam kerja dan akan menghubungi Anda besok pagi."

Jam libur, Ramadan, dan Lebaran

  1. "Kantor kami tutup untuk {hari libur} dari {tanggal} sampai {tanggal}. Kami buka kembali pada {tanggal} dan akan membalas saat itu."
  2. "Selamat menunaikan ibadah puasa. Selama Ramadan kami buka pukul {mulai} sampai {selesai}. Kami akan menjawab pesan Anda dalam jam tersebut."
  3. "Selamat Idulfitri dari kami semua di {bisnis}. Kami tutup pada {tanggal} sampai {tanggal} dan kembali pada {tanggal}."
  4. "Selamat berpuasa. Selama bulan suci ini jam layanan kami pukul {mulai} sampai {selesai}. Kami akan membalas pesan Anda pada jam tersebut."
  5. "Selamat Hari Raya dari tim {bisnis}. Kami libur dari {tanggal} sampai {tanggal}, dan kembali melayani Anda pada {tanggal}."

Untuk ide musiman lainnya, lihat kampanye pesan Ramadan di negara Teluk (GCC).

Di luar jam kerja dengan perkiraan waktu balasan

  1. "Pesan Anda sudah kami terima. Pesan yang dikirim sekarang dijawab paling lambat pukul {waktu} pada hari kerja berikutnya."
  2. "Terima kasih. Anda berada di urutan ke-{n} dalam antrean kami. Biasanya kami membalas dalam {X} menit."
  3. "Agen kami sedang sibuk. Kami akan membalas dalam {X} menit. Untuk status pesanan, kirim nomor pesanan Anda."

FAQ dan layanan mandiri

  1. "Jam buka kami {jam}. Alamat kami {alamat}. Balas PETA untuk tautan lokasi."
  2. "Untuk melacak pesanan, balas dengan nomor pesanan Anda, misalnya {contoh}. Kami akan memeriksa statusnya."
  3. "Untuk memesan atau mengubah janji temu, ketuk tombol di bawah atau kirim tanggal yang Anda inginkan."
  4. "Untuk pengembalian barang, kirim nomor pesanan dan foto barangnya. Tim kami akan meninjaunya."
  5. "Balas 1 untuk penjualan, 2 untuk dukungan, 3 untuk tagihan. Anggota tim akan bergabung secepatnya."
  6. "Untuk menanyakan pesanan Anda, kirim nomor pesanan dan kami akan menginformasikan statusnya."
  7. "Untuk memesan atau mengubah janji temu, tulis tanggal yang cocok bagi Anda dan kami akan mengonfirmasinya."

Alih tangan dan penutup

  1. "Terima kasih. Saya alihkan Anda ke anggota tim yang akan melanjutkan chat ini."
  2. "Kami belum menemukan jawabannya. Rekan kami akan membalas pada jam kerja."
  3. "Adakah hal lain yang bisa kami bantu? Jika tidak, semoga hari Anda menyenangkan."

Apa yang membuat pesan away yang baik?

Pesan away yang baik memberi tahu kapan jawaban akan datang, apa yang bisa dilakukan sementara itu, dan siapa yang dihubungi jika mendesak. Empat aturan membantu:

  • Spesifik. "Besok pukul 09.00" lebih baik daripada "segera".
  • Tawarkan satu tindakan. Satu tautan, satu kata kunci, atau satu nomor, bukan lima pilihan.
  • Janji secukupnya. Jangan mengklaim layanan 24/7 kecuali memang Anda sediakan.
  • Sesuaikan bahasa. Tulis dengan bahasa Indonesia yang natural dan sesuai karakter merek Anda; untuk pelanggan di kawasan Teluk, lihat praktik terbaik pesan pelanggan berbahasa Arab.

Kesalahan apa yang perlu dihindari?

  • Membalas semua orang setiap saat. Pesan away dengan pengaturan "Selalu kirim" mengganggu chat langsung saat staf sedang online.
  • Tanpa tindak lanjut manusia. Balasan otomatis bukan jawaban; jadwalkan seseorang untuk menanggapi.
  • Membalas otomatis promosi yang tidak diminta. Pesan marketing memerlukan opt-in menurut aturan Meta.
  • Menyembunyikan bahwa balasan otomatis. Jelaskan saat bot yang membalas dan cara menjangkau orang.
  • Melupakan ponsel. Pesan sapaan dan away memerlukan koneksi internet aktif di perangkat.
  • Jam yang tidak jelas. Perbarui pesan saat jam berubah, terutama menjelang hari libur.

Bagaimana OmniChannels.ai membantu

OmniChannels.ai menghubungkan nomor WhatsApp Anda ke Omni Inbox dengan penugasan agen, tag, dan balasan tersimpan. Chatbot dan agen AI memahami bahasa Inggris dan Arab, menjawab pertanyaan umum, menerapkan logika jam kerja, dan mengalihkan ke agen manusia. Laporan pengiriman menunjukkan apa yang terkirim. Jadwalkan demo dan kami akan memetakan jam, bahasa, dan tim Anda ke alur yang berfungsi.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bagaimana cara mengatur pesan away di WhatsApp Business?

Di aplikasi WhatsApp Business, buka tab Alat, ketuk Pesan away, aktifkan Kirim pesan away, edit teksnya, pilih jadwal (selalu, jadwal khusus, atau di luar jam kerja jika Anda sudah mengatur jam di profil), lalu pilih penerima. Simpan. Perangkat Anda memerlukan koneksi internet aktif agar pesan terkirim.

Kapan pesan sapaan WhatsApp terkirim?

Menurut artikel bantuan WhatsApp, pesan sapaan dikirim saat pelanggan mengirim pesan untuk pertama kali dan sekali lagi saat mereka mengirim pesan setelah 14 hari tidak aktif di chat tersebut. Pelanggan yang menulis dalam 14 hari terakhir tidak menerimanya lagi. Anda dapat membatasi penerima ke semua orang, orang yang tidak ada di kontak, semua kecuali kontak tertentu, atau hanya kontak tertentu.

Berapa banyak balasan cepat yang bisa saya simpan?

Artikel bantuan WhatsApp menyebutkan jumlah maksimal balasan cepat yang tersimpan adalah 50. Anda menambahkan pintasan keyboard dan mengetik garis miring di chat untuk memunculkannya. Aplikasi juga membuat balasan cepat default dari profil bisnis Anda, seperti jam buka dan alamat.

Bisakah saya membuat balasan otomatis di WhatsApp Business API?

Bisa, tetapi lewat otomatisasi di platform Anda, bukan pengaturan aplikasi. Platform mendeteksi percakapan baru atau jam kerja, lalu mengirim balasan. Di dalam jendela layanan pelanggan 24 jam, balasan boleh berupa teks bebas. Di luar jendela itu, hanya template yang disetujui yang dapat memulai pesan. Periksa dokumentasi harga Meta untuk cara pesan layanan dikenai biaya.

Mengapa pesan away WhatsApp saya tidak terkirim?

Pastikan fitur sudah aktif, jadwal sesuai dengan waktunya, pengaturan penerima tidak mengecualikan pelanggan tersebut, dan ponsel memiliki koneksi internet aktif. Untuk pesan sapaan, pastikan juga Meta Business Agent tidak terhubung, karena pesan sapaan dinonaktifkan selama itu. Memperbarui aplikasi dan memulai ulang perangkat bisa membantu.

Haruskah pesan away memakai bahasa Indonesia atau Inggris?

Gunakan bahasa yang dipakai pelanggan Anda saat menulis. Untuk audiens dwibahasa, kirim satu pesan dengan kedua bahasa, bahasa Indonesia lebih dulu jika sebagian besar pelanggan membacanya. Buat setiap versi singkat agar seluruh pesan muat dalam satu layar, dan hindari mencampur keduanya dalam satu kalimat.

Sumber

  1. How to use greeting messages, WhatsApp Help Center
  2. How to use away messages, WhatsApp Help Center
  3. How to use quick replies, WhatsApp Help Center
  4. Onboard WhatsApp Business app users (coexistence), Meta for Developers
  5. WhatsApp Business Platform pricing, Meta for Developers

Lanjut membaca

Panduan lainnya