Okullar ve Eğitim İçin WhatsApp: Kullanım Alanları ve Şablonlar

Ücret hatırlatmalarını ve devamsızlık uyarılarını nasıl göndermelisiniz?

Öğrenciye ve işleme özgü, kısa ve tanıtımsız yapın. Bunlar velilerin beklediği ve Meta'nın bilgilendirme kategorisinin tam da bunun için kurulduğu rutin mesajlardır.

Onları bilgilendirme kategorisinde tutan kurallar:

• Öğrencinin adını ve belirli kalemi belirtin: dönem, fatura veya tarih.
• Teklif, etkinlik daveti veya bülten eklemeyin.
• Genel bir anketi "bilgilendirme" olarak kullanmayın; Meta, geri bildirim anketinin belirli bir etkileşime bağlı olması gerektiğini söyler.
• İnsan yolu sunun: sorular için bir telefon numarası veya yanıt seçeneği.

Borç gibi hassas kalemlerde, velilerle anlaşmadıysanız tutarları bir grupta veya diğer aile bireylerinin görebileceği bir mesajda paylaşmaktan kaçının. Randevu hatırlatmaları rehberimiz, veli toplantıları için de işe yarayan hatırlat ve onayla desenini gösterir.

Sınav sonuçları WhatsApp'tan gitmeli mi?

Notların kendisi yerine sonuçların hazır olduğunu bildiren bir bildirim gönderin ve güvenli bir portala bağlantı verin. Sonuçlar bir öğrenciye ait kişisel verilerdir ve bir mesaj iletilebilir ya da ortak bir telefonda görülebilir. Sonuçları yine de mesajda gönderirseniz bunu kayıtlı veliyle veya reşit öğrenciyle sınırlayın ve veri koruma sorumlunuzdan görüş alın. Meta'nın politikası ayrıca işletmelerin bir müşterinin sohbet bilgilerini bir diğeriyle paylaşmamasını da söyler.

Acil uyarıları nasıl gönderirsiniz?

Hız için WhatsApp'ı, yedek olarak SMS'i kullanın ve prova yapın. Acil durumlar arasında kapanışlar, servis sorunları, sağlık duyuruları ve güvenlik olayları yer alır. Meta'nın bilgilendirme rehberi, kamu güvenliğini kullanıcı için gerekli içeriğe örnek olarak verir; yine de her şablonun kategorisine Meta karar verir.

• Yaygın durumlar için onaylı şablonları önceden hazırlayın: hava nedeniyle kapanış, erken çıkış, servis gecikmesi, kilitlenme tatbikatı.
• İletilmeyen bir WhatsApp mesajının belirli bir süre sonra SMS tetiklemesi için kanal yedeklemesini yapılandırın.
• Birincil ve ikincil iletişim kişili temiz bir veli listesi tutun.
• Acil bir mesajı asla pazarlama opt-in kontrolü için geciktirmeyin, ancak bir uyarının içine asla pazarlama koymayın.

Yedek sıra, OmniChannels.ai'de kullanım alanı başına yapılandırılır ve iletim durumları tek bir webhook biçiminde döner.

İzin, reşit olmayanlar ve çocukların verileri ne olacak?

Varsayılan olarak veli veya vasiye mesaj atın, opt-in'i kaydedin ve çocukların verilerine ekstra özen gösterin. Meta'nın İşletme Mesajlaşma Politikası alıcıdan opt-in izni ister ve işletmeyi opt-in yönteminden tek başına sorumlu tutar. Ayrıca opt-out taleplerine uymanızı gerektirir; kullanıcılar işletmeleri engelleyebilir veya bildirebilir ve bu, gönderiminizi sınırlayabilir.

Pratik adımlar:

1. Kayıtta toplayın. Kayıt formuna okulun adını ve mesaj türlerini (devamsızlık, ücretler, genelgeler) belirten bir WhatsApp opt-in onay kutusu ekleyin. Opt-in izin metni oluşturucumuz metni taslaklamaya yardımcı olur.
2. Kategorileri ayırın. Tanıtım günü davetleri gibi pazarlamayı ayrıca isteyin; böylece veli bildirimleri kabul edip promosyonları reddedebilir.
3. Kaydedin. Her opt-in için kaynağı, zaman damgasını, numarayı ve tam metni saklayın.
4. Yaş kurallarına saygı gösterin. WhatsApp'ın şartları en düşük yaşı 13 veya ülkenizin gerektirdiği daha yüksek yaş olarak belirler. Reşit olmayan öğrenciler için veli veya vasiye yazın ve ergen kişiler için yerel kuralların ne gerektirdiğini hukuk danışmanına sorun.
5. Veriyi sınırlayın. Mesaja asgariyi koyun, ayrıntı için bir portal kullanın ve sohbetler için bir saklama süresi belirleyin.
6. Opt-out'u kolaylaştırın. Bir STOP yanıtına kanallar arasında uyun. Çok kanallı kampanyalar için opt-in rehberimize bakın.

Örnek şablonlar nasıl görünür?

İşte uyarlayabileceğiniz örnek şablonlar. Yer tutucular çift süslü parantez içindedir; bunları Meta'nın değişken örnekleriyle gönderin.

Ücret hatırlatması (bilgilendirme) Sayın veli, {{1}} olarak hatırlatırız: {{2}} için dönem ücretinin son ödeme tarihi {{3}}. Sorularınız için bu mesaja yanıt verin, muhasebe ofisi size dönecektir.

Devamsızlık uyarısı (bilgilendirme) {{1}} bugün saat {{2}} itibarıyla devamsız yazıldı. Lütfen nedenini yanıtlayın veya okul ofisiyle iletişime geçin.

Sonuç bildirimi (bilgilendirme) {{1}} için sonuçlar {{2}} portalında hazır. Görüntülemek için veli hesabınızla giriş yapın. Erişim için YARDIM yazıp yanıtlayın.

Tanıtım günü daveti (pazarlama) {{1}}, {{2}} tarihinde {{3}} adresindeki tanıtım günümüze sizi davet ediyor. Öğretmenlerle tanışın, kampüsü gezin. Yer ayırtmak için EVET yazıp yanıtlayın; davetleri durdurmak için DUR yazın.

Göndermeden önce WhatsApp şablon önizleme aracında önizleyin.

Öğrenci destek gelen kutusunu nasıl kurarsınız?

Kayıt, muhasebe, öğrenci işleri ve öğretmenleri atamalı tek bir ortak gelen kutusunda toplayın; böylece kimsenin kişisel telefonlardan sohbet iletmesi gerekmez. Etiketler (program, dönem, konu), ücret son tarihleri ve üniforma kuralları gibi sık sorular için kayıtlı yanıtlar ve bir chatbotun karmaşık soruları bir kişiye aktarması için devir kuralı kullanın. Ortak gelen kutusu ve chatbot devri rehberlerimize bakın. Eğitim çözümleri sayfası bunun okullar ve üniversiteler için nasıl çalıştığını gösterir.

İyi bir devreye alma planı nedir?

Bir kullanım alanı ve bir sınıf düzeyi veya bölümle başlayın, sonra genişletin. Gerçekçi bir sıra:

1. 1 ila 2. haftalar: temeller. İşletmeyi Meta'da doğrulayın, numarayı seçin, opt-in metnini taslaklayın ve veli listesini temizleyin.
2. 3 ila 4. haftalar: şablonlar. Devamsızlık, ücret ve sonuç şablonlarını gönderin; hoş geldin menüsünü ve kayıt Flow'unu oluşturun.
3. 5 ila 6. haftalar: pilot. Bir sınıf düzeyi veya kayıt ekibiyle yürütün. SMS yedeğini gerçek cihazlarda test edin.
4. 7. haftadan itibaren: genişletin. Acil uyarıları, sonuç bildirimlerini ve tanıtım günü kampanyasını ekleyin, ardından yanıt sürelerini ve şablon kalitesini gözden geçirin.

Onay süresine Meta karar verir; bu yüzden akademik takviminize pay bırakın. Kayıt yanıt süresini, opt-in oranını, şablon kalite derecesini, iletilmeyen oranını ve personel olmadan çözülen konuşmaların payını izleyin.

Yaygın hatalar nelerdir?

• Resmî sohbetler için kişisel telefonlar. Personel ayrıldığında geçmiş de gider.
• Bilgilendirme şablonlarında tanıtım. Pazarlamaya yeniden sınıflandırma riski taşır.
• Mesajda tam notlar. Bir portal bağlantısı kullanın.
• Opt-in kaydı olmaması. Bu olmadan izni gösteremezsiniz.
• Yedeği olmayan uyarılar. SMS yedeğini ilk gerçek olaydan önce test edin.

OmniChannels.ai nasıl yardımcı olur?

OmniChannels.ai, resmî bir Meta Business Solution Provider olan BroadNet tarafından desteklenir. Okulunuzu veya üniversitenizi Meta Embedded Signup ile kuruluma alır; onay takipli şablonlar, atamalı bir ortak gelen kutusu, insana devirli chatbotlar ve acil uyarılar için SMS yedeği sağlarız. Mesajlar bir CSV yüklemesinden gönderilebilir veya öğrenci bilgi sisteminiz tarafından API aracılığıyla tetiklenebilir. WhatsApp Business API sayfamıza bakın ve demo planlayın.